En vellykket højsæson begynder, før den første juleordre tikker ind.
Julesæsonen begynder ikke længere i november. Kunderne begynder at kigge efter julegaver tidligere, butikkerne lancerer deres kampagner tidligere, og forventningerne til hurtig levering stiger. Når julehandlen for alvor går i gang, står de detailhandlere stærkest, som allerede i september har gjort deres forsyningskæde klar.
Det kræver planlægning. Salgs- og efterspørgselsprognoser skal tage højde for, hvad der kan ske i år, frem for blot at justere på sidste års tal. Varerne skal fordeles rigtigt mellem butikker, webshop og distributionscentre, længe før den første kampagne går i gang. Samtidig skal lagerbeholdning, varedata og priser være korrekte. Hvis dataene i ERP-systemet ikke er til at stole på, bliver det svært at træffe de rigtige beslutninger i en travl periode.
Forberedelserne stopper dog ikke ved virksomhedens egne systemer og lagre. Når kampagnerne går i gang, skal leverandører, logistikpartnere og transportører også kunne følge med. En detailhandler kan have styr på sin egen planlægning og stadig få problemer, hvis ordrer, leverancer eller informationer går i stå hos en handelspartner.
Hvorfor september er vigtigere end nogensinde
Forberedelserne begynder længe før kunderne starter julehandlen. Kampagner og udsalg går i gang tidligere, og derfor skal detailhandlerne også have deres planer klar tidligere. September er et godt tidspunkt at gennemgå prognoser, lager, bemanding og data, mens der stadig er tid til at rette op på problemer.
Start med efterspørgselsprognoserne. Kundernes adfærd ændrer sig fra år til år, så det er sjældent nok at tage sidste års tal og lægge en procentdel oveni. Hvis prognosen rammer ved siden af, risikerer I at have for mange varer ét sted og mangle dem et andet. Gennemgå derfor prognoserne tidligt, og sørg for, at I kan justere dem, når årets salgstal begynder at tegne et tydeligere billede.
Varerne skal også være dér, hvor kunderne forventes at købe dem: i butikkerne, på lageret bag webshoppen eller i distributionscentrene. Samtidig skal butikker og lagre have bemandingsplaner, der kan følge med, når antallet af ordrer stiger.
Alt dette afhænger af pålidelige data. Vareoplysninger, leverandørernes leveringstider, lagerbeholdninger og indstillinger for sikkerhedslager skal være korrekte i ERP-systemet. Finder I fejlene i september, har I tid til at løse dem, før de påvirker beslutningerne i oktober og november. Så kan medarbejderne bruge tiden på kunder og ordrer frem for at rette op på problemer, når julehandlen er i gang.
Den interne planlægning er dog kun begyndelsen. Når ordrevolumen stiger, skal leverandører, logistikpartnere og transportører også kunne følge med. Der skal behandles flere indkøbsordrer, sendes korrekte ASN’er og leveres inden for detailhandlernes tidsfrister. Forbindelser, der fungerer fint til daglig, kan blive flaskehalse, når mængden af transaktioner stiger.
Hvor forberedelserne typisk går galt
Lageroverblik og planlægning
I højsæsonen bliver selv mindre fejl i lagerdata svære at håndtere. Hvis den registrerede beholdning ikke stemmer med de varer, der faktisk er på lager, bliver det vanskeligt at love kunderne korrekt levering. Hvis prognoserne rammer forkert, kan de mest efterspurgte varer ende de forkerte steder. Og selv om en vare findes på et distributionscenter, hjælper det ikke nødvendigvis en butik eller webshop, der er ved at løbe tør.
Korrekte varedata, lokationer og beholdninger på tværs af systemerne giver et bedre billede af, hvad I har, og hvor varerne befinder sig. Men overblikket afhænger også af de oplysninger, I får fra leverandørerne. Forsinkede lageropdateringer eller manglende information om indkøbsordrer kan betyde, at I træffer beslutninger om genopfyldning på et ufuldstændigt grundlag.
Flaskehalse i den daglige drift
Når antallet af ordrer stiger, bliver lagerkapacitet og bemanding sat på prøve. Arbejdsgange, der fungerer fint resten af året, kan tage for lang tid i højsæsonen. Uden klare prioriteter kan medarbejderne også komme til at bruge unødig tid på at afklare, hvilke ordrer der skal håndteres først.
Manuel dokumentbehandling øger presset yderligere. Hvis indkøbsordrer, ASN’er og fakturaer kræver manuelle indtastninger, kan teamet hurtigt få svært ved at følge med. Fejl i EDI-dokumenter eller ændringer i en detailhandlers specifikationer kan forsinke ellers rutinemæssige transaktioner. Kampagnepriser kan desuden føre til flere uoverensstemmelser mellem indkøbsordrer og fakturaer, som tager tid at undersøge og rette.
Krav fra detailhandlere og kunder
Kunderne forventer, at deres juleordrer kommer frem til tiden, uanset om de får dem leveret, afhenter dem i en butik eller bestiller en vare, der sendes fra en anden butik. Det kræver både fyldte hylder, korrekte lageroplysninger og en ordrebehandling, der fungerer på tværs af kanaler.
Det kræver også, at leverandører og andre handelspartnere overholder detailhandlernes krav. ASN’er skal være korrekte og sendes til tiden. Labels og leveringsinstruktioner skal følge den enkelte detailhandlers specifikationer. Fejl kan forsinke forsendelser og føre til gebyrer. Det er lettere at teste dokumenter og forbindelser i september end at løse problemerne, mens juleordrerne allerede er på vej.
Skab et stærkere grundlag for højsæsonen
Prognoser, lager, indkøb og bemanding hænger sammen. Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management kan samle planlægning og drift i ét system, så beslutningerne bygger på de samme oplysninger. Prognoser kan danne grundlag for indkøb, indkøb for lagerfordeling og lagerfordeling for planlægningen på lagre og i butikker.
Det samlede overblik bliver endnu mere nyttigt, når oplysninger også kan udveksles hurtigt med leverandører, lagerpartnere og transportører. Med automatiseret EDI kan indkøbsordrer behandles hurtigere, mens ASN’er og fakturaer kan sendes uden gentagne manuelle indtastninger. Det mindsker risikoen for fejl og giver alle parter mere aktuelle oplysninger at arbejde ud fra.
Automatiseret dokumentudveksling kan også gøre det lettere at overholde den enkelte detailhandlers krav. Når dokumenterne er sat korrekt op og testet på forhånd, er der mindre risiko for afviste transaktioner, forsinkelser og gebyrer i højsæsonen.
Det kan I gøre nu
Gennemgå først jeres interne planlægning:
- Opdatér prognoserne. Brug aktuelle salgstal og efterspørgselssignaler sammen med sidste års erfaringer.
- Kontrollér lagerbeholdningen. Undersøg, om tallene i systemet stemmer med de varer, I faktisk har.
- Vurdér kapaciteten. Find de steder, hvor flere ordrer kan forsinke pluk, pakning og levering.
- Gennemgå bemandingen. Sørg for, at der er medarbejdere nok på de tidspunkter og steder, hvor presset bliver størst.
- Test arbejdsgangene. Se, om de også fungerer, når antallet af ordrer svarer til en travl dag i højsæsonen.
Gennemgå derefter forbindelserne til jeres handelspartnere:
- Kontrollér forbindelserne. Afslut udestående opsætning og certificering, før ordrevolumen stiger.
- Validér EDI-dokumenterne. Kontrollér især indkøbsordrer, ASN’er og fakturaer.
- Gennemgå detailhandlernes krav. Tjek tidsfrister for ASN’er samt krav til labels og levering.
- Test hele dokumentflowet. Bekræft, at ordrer, ASN’er og fakturaer kommer korrekt frem fra start til slut.
- Find de manuelle trin. Undersøg, hvor gentagne indtastninger eller godkendelser kan skabe forsinkelser.
En god højsæson bliver forberedt i god tid
Når julehandlen går i gang, er der begrænset tid til at rydde op i data, ændre arbejdsgange og teste forbindelser. Det arbejde gør størst gavn, før ordrevolumen stiger.
Detailhandlere, der får planlægning, lagerdata og samarbejdet med deres handelspartnere på plads tidligt, står bedre rustet til at håndtere travlheden. De kan behandle flere ordrer med færre afbrydelser og undgå, at fejl og hasteforsendelser æder af indtjeningen.