Walmart MABD-compliance: Det skal leverandører vide

At sælge til Walmart er en af de største muligheder inden for detailhandel, men det medfører også strenge driftsmæssige krav. Walmart stiller detaljerede krav til sine leverandører for at sikre, at produkterne bevæger sig gennem forsyningskæden med den hastighed og nøjagtighed, som butikkerne kræver. En central del af disse krav er Must Arrive By Date (MABD), som definerer, hvornår en ordre skal ankomme til den angivne destination. Konsekvent overholdelse af MABD-kravene er afgørende for at bevare compliance og drive en succesfuld forretning med Walmart.

Hvad er Walmart MABD?

Walmart MABD Retailer Compliance er Walmarts formelle krav om, at alle leverandører leverer indkøbsordrer (PO’er) til det korrekte distributionscenter (DC) eller den korrekte butik inden for det angivne leveringsvindue. Levering af den korrekte mængde måles som en del af Walmarts bredere OTIF-program.

Betydningen af MABD er enkel, selv om den tilhørende compliance ikke er det. MABD fremgår af relevante Walmart-PO’er og er den dato, hvor din forsendelse fysisk skal ankomme til Walmarts distributionscenter. For leverandører med Direct Store Delivery (DSD) er det den dato, hvor ordren skal ankomme til butikken.

Walmart tildeler MABD via NOVA, virksomhedens ordrestyringssystem, og datoen danner grundlag for hele transportplanlægningsprocessen for collect-forsendelser. Datoen er ikke et estimat eller et forslag; den er en kontraktligt fastsat leveringsstandard, der er knyttet til den faktiske efterspørgsel i butikkerne.

Sideløbende med MABD anvender detailhandlere som Walmart en bredere compliance-ramme, der vurderer leverandører ud fra fire forventninger, ofte omtalt som “de fire rigtige”:

• Rigtig vare
• Rigtig faktura
• Rigtig stand
• Rigtigt tidspunkt

MABD-compliance vedrører kravet om det rigtige tidspunkt, men alle fire krav skal være opfyldt for hver forsendelse.

Hvorfor Walmart kræver MABD

Walmart driver en af verdens største og mest komplekse forsyningskæder. Distributionscentrene modtager hundredvis af forsendelser dagligt, og butikkerne genopfylder lageret i stramme cyklusser. Når en leverandør ikke overholder et leveringsvindue, forplanter konsekvenserne sig: Distributionscentret mangler varer, butikshylden bliver tom, og Walmart mister salget.

For at beskytte dette system har Walmart flyttet omkostningerne ved fejl i forsyningskæden tilbage til kilden. Hvis en leverandørs forsinkede eller ufuldstændige levering skaber et hul, betaler leverandøren. MABD-complianceprogrammet er Walmarts måde at omsætte ansvarlighed til praksis på.

Walmart er ikke alene om denne model. Target stiller sine egne leverings- og leverandørkrav via Target Partners Online, og Home Depot har i årevis anvendt et tilsvarende complianceprogram. Branchestandarden bevæger sig mod strammere vinduer og højere sanktioner, ikke større fleksibilitet.

Hvorfor leverandører skal prioritere MABD

Det økonomiske argument er ligetil. OTIF er den overordnede performancemåling, der er knyttet til MABD, og en leverandør, der ligger under Walmarts relevante OTIF-mål på en årlig Walmart-konto på 1 million USD, kan blive mødt med fradrag på flere tusinde dollars alene fra OTIF, før overtrædelser vedrørende mærkning, Advance Shipping Notice (ASN) eller routing lægges til. Chargebacks hober sig op. En enkelt forsendelse med en ASN-fejl og et problem med pallemærkning kan udløse flere fradrag fra samme levering.

Ud over den direkte økonomiske påvirkning registrerer Walmarts Supplier Scorecard compliance-resultater over tid. Dårlige resultater indgår i kategorivurderinger og kan potentielt påvirke ordretildelingen, hvilket er et langt større økonomisk tab end en enkelt chargeback.

Leverandører, der behandler MABD-compliance som en driftsmæssig prioritet og ikke som et problem, der først håndteres, når skaden er sket, beskytter deres margin, beskytter relationen og positionerer sig til vækst i programmet.

Hvilke felter og dokumenter kræves til MABD?

Når en last er tildelt, er CPD den eneste dato, der betyder noget. Load Pickup Window er ikke længere relevant efter dette tidspunkt.

Påkrævede EDI-transaktioner

Walmart kræver de EDI-transaktioner, der er angivet i tabellen nedenfor, for alle leverandører, der bruger EDI, med tilslutning via metoder som AS2, SFTP eller en godkendt løsningsudbyder. Specifikke krav til tilslutning og transaktioner kan variere afhængigt af leverandørprogrammet.

EDI 856 kan være det mest fejlbehæftede dokument i Walmarts complianceøkosystem og den største enkeltstående kilde til chargebacks, der kunne være undgået. Det skal sendes, efter at forsendelsen fysisk har forladt dit anlæg, og før den ankommer til distributionscentret. Det skal desuden stemme nøjagtigt overens med den fysiske forsendelse med hensyn til mængder, referencer til Serial Shipping Container Code (SSCC), PO-numre og timing.

Påkrævet fysisk dokumentation og mærkning

Ud over EDI skal hver forsendelse opfylde Walmarts fysiske standarder for emballage og mærkning:

• UCC-128 / SSCC-18-kartonetiketter – Kræves på hver kasse; etiketterne skal kunne scannes og være placeret korrekt.
• Pallecompliance – Paller skal opbygges, pakkes ind og mærkes i henhold til Walmarts specifikationer.
• Overholdelse af Routing Guide – Forsendelser skal benytte transportører, der er godkendt af Walmart, og følge den gældende Routing Guide for valg af transportør, tidsbestilling og pallekonfiguration.

Walmarts Supplier Quality Excellence Program (SQEP) styrer den fysiske compliance for hver forsendelse og omfatter nøjagtighed af indkøbsordrer, kassecompliance, emballage, palleopbygning og lastkvalitet. SQEP og OTIF kører som separate programmer med hver sin chargeback-plan. En enkelt problematisk forsendelse kan udløse sanktioner under begge.

Sådan fungerer Walmart MABD Retailer Compliance / Sådan fastsættes MABD

Walmart beregner MABD ved at arbejde baglæns ud fra efterspørgslen i butikkerne:

1. Walmart fastlægger, hvornår produktet skal være på hylden.
2. Walmart beregner, hvornår distributionscentret skal sende varen til butikken.
3. Walmart beregner, hvornår distributionscentret skal modtage varerne (MABD).
4. Til sidst fastlægges det, hvornår ordren skal afgives til leverandøren, ved hjælp af indstillingerne for leveringstid for dit afsendelsessted.

MABD beregnes ved hjælp af denne formel: DNSB + dage i transit = MABD

Selve DNSB beregnes således: DNSB = ugedag for gennemgang + behandlingsdage

Antallet af behandlingsdage må ikke være færre end fire dage. Dage i transit for hvert par af oprindelsessted og destination vedligeholdes i Ship Point Management (ASPEN/Supplier One, et digitalt værktøj, der gør det muligt for leverandører at administrere deres fysiske afsendelsesfaciliteter, tidsplaner og lokationer for opfyldelse af Walmart-ordrer). Hvis ugedagen for gennemgang plus behandlingsdagene falder på en dag, hvor dit afsendelsessted er lukket, kan PO’en ikke afsendes før den næste driftsdag, hvilket reducerer den tilgængelige transittid og øger risikoen for forsinket ankomst.

Sådan fungerer routing

Når du har bekræftet en PO til routing, styrer MABD, hvordan Walmarts Transportation Optimization opbygger laster:

• Transportation bruger MABD til at beregne Load Pickup Window, dvs. det datointerval, hvor en PO kan afhentes og stadig ankomme til tiden.
• Lastdatoer beregnes som MABD minus transittid på det tidspunkt, hvor PO’en routes.
• Efter tildeling af last er det kun CPD, der betyder noget.
• Opret ikke tickets, genbekræft ikke PO’er, og ændr ikke MABD, mens lastopbygningen er i gang. Ændringer på dette tidspunkt forsinker tildeling og afhentning af lasten.

Tidspunkt for tildeling af last

• PO’er under 90 % af et fuldt vognlæs (3.015 kubikfod eller 40.500 lb): Forvent tildeling mellem seks dage før startdatoen for afhentningsvinduet og to dage før slutdatoen for afhentningsvinduet.
• PO’er på eller over 90 % af et fuldt vognlæs: Forvent tildeling mellem 14 dage før startdatoen for afhentningsvinduet og to dage før slutdatoen for afhentningsvinduet.

Hvis der er to dage eller mindre til slutdatoen for Load Pickup Window, og der endnu ikke er tildelt en last, skal du oprette en ticket i Walmart TeamSupport-portalen.

Regler for PO-bekræftelse

• Standard-PO’er: Bekræft op til 60 dage før MABD.
• Manuelle PO’er: Bekræft op til 30 dage før MABD. Hvis du modtager en manuel PO, hvor der er færre end 30 dage til MABD, skal du bekræfte senest kl. 16.00 CST den næste kalenderdag.
• DNSB skal være mindst tre arbejdsdage ude i fremtiden på bekræftelsestidspunktet baseret på afsendelsesstedets åbningstider.
• Bekræft ikke en PO, hvis produktet ikke er tilgængeligt til afsendelse senest på DNSB.
• En PO med en udløbet MABD kan ikke bekræftes til routing. Kontakt først Walmart Replenishment for at få datoerne forlænget.

Når MABD skal ændres

Hvis MABD på en PO skal opdateres, efter at routing er aktiveret:

1. Opret en ticket i Walmart TeamSupport-portalen for at annullere den aktuelle routing.
2. Kontakt din Replenishment Manager, eller tilgå NOVA direkte, hvis du har adgang, for at anmode om en forlængelse af MABD og DNSB.
3. Når routing er annulleret, og de nye datoer er bekræftet, skal du genbekræfte PO’en i Walmart Transportation Supply Chain Portal (TSCP 2.0) med den opdaterede MABD.

BEMÆRK: Ændringer af MABD, efter at en PO er tildelt en last, ændrer ikke de datoer, som transportørerne holdes ansvarlige for. Lastdatoerne låses på routingtidspunktet.

Hvilke processer og opgaver fjerner MABD-compliance?

Når leverandører håndterer MABD-compliance korrekt og automatiserer de understøttende arbejdsgange, bortfalder flere omkostningstunge manuelle processer:

• Manuel sporing af PO-datoer – Uden automatisering bruger teams mange timer på at krydstjekke MABD-vinduer, DNSB-datoer og CPD’er i regneark. Automatiseret EDI-integration henter PO-data direkte ind i dine systemer og samler compliancerelevante datoer ét sted.
• Manuel oprettelse af ASN – Manuel genindtastning af ASN-data er den mest almindelige kilde til OTIF-fradrag. Når ASN’er genereres automatisk ud fra faktiske forsendelsesdata fra Warehouse Management System (WMS), kan virksomheder reducere de fejl, der udløser chargebacks.
• Reaktiv håndtering af chargebacks – Leverandører uden rettidig indsigt i compliance bruger betydelig tid og mange ressourcer på at bestride fradrag efterfølgende. Tvister kræver PO, Bill of Lading (BOL), Proof of Delivery (POD), ASN-registreringer og fotos og skal indsendes via Walmarts Accounts Payable Disputes Portal (APDP) inden for 15 til 30 dage efter bogføring af fradraget. Forebyggelse er altid billigere end genopretning.
• Friktion i koordineringen med transportører – Når data fra Routing Guide er integreret i din forsendelsesarbejdsgang, kan krav til valg af transportør, tidsbestilling og pallekonfiguration anvendes mere konsekvent i stedet for at blive kontrolleret manuelt i et dokument, der kan være forældet.
• Overvågning af compliance-resultater – Walmarts Retail Link-platform giver adgang til MABD-compliancerapporter og OTIF-performancedata. Når disse data føres ind i dine driftssystemer, kan du opdage problemer, før de vokser sig større, i stedet for først at opdage dem fire til fem uger senere på en faktura.

EDI’s rolle i Walmarts compliancearbejdsgang

EDI forbinder dine systemer direkte med Walmarts. Når en PO udstedes, modtages EDI 850 automatisk i dit system. Din bekræftelse sendes tilbage via EDI 855. Når en forsendelse forlader dit anlæg, genererer dit WMS EDI 856 ud fra faktiske forsendelsesdata og sender den uden manuel indgriben. EDI 810 følger i henhold til Walmarts faktureringskrav.

Hver af disse transaktioner indeholder compliancekritiske data: PO-referencer, SSCC-numre, kollimængder, afsendelsesdatoer og transportøroplysninger. Når disse data flyder nøjagtigt og automatisk, er der større sandsynlighed for, at de stemmer overens med det, Walmarts system forventer, hvilket reducerer chargebacks, der skyldes datafejl.

Hvorfor ASN-nøjagtighed er den vigtigste EDI-funktion

Walmarts krav til EDI 856 er strenge:

• ASN’en skal sendes, efter at forsendelsen har forladt dit anlæg, og før den ankommer til distributionscentret.
• Den skal stemme nøjagtigt overens med den fysiske forsendelse med hensyn til SSCC-18-etiketter, kollimængder, PO-referencer og timing.
• Et enkelt forkert SSCC eller en transmission, der ankommer få minutter efter, at distributionscentret har scannet forsendelsen, udløser et fradrag.

Leverandører, der indtaster ASN-data manuelt, selv blot én gang om ugen, udsætter sig for månedlige chargebacks på firecifrede beløb alene fra denne ene fejlkilde. Automatisering af ASN-generering fra dit WMS, knyttet til faktiske scanningsdata på afsendelsestidspunktet, er et af de tiltag med størst effekt, som de fleste leverandører kan gennemføre for at forbedre OTIF-resultaterne.