EDI-Lieferanten-Onboarding ist der Prozess, neue Lieferanten mit Ihrer EDI-Lösung zu verbinden, sodass Sie Bestellungen, Rechnungen und andere Geschäftsdokumente elektronisch austauschen können. Ein klarer Onboarding-Prozess ist wichtig, um effiziente Arbeitsabläufe sicherzustellen, manuelle Arbeit zu reduzieren und eine gute Grundlage für die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu schaffen. Allerdings kann es sowohl zeitaufwendig als auch komplex sein, neue Lieferanten zu verbinden, getestet und bereit zum Austausch von Dokumenten zu machen.
Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, den Prozess sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Lieferanten zu erleichtern. In diesem Blog gehen wir unsere Best Practices für das Onboarding von Lieferanten durch, einschließlich dessen, worauf Sie achten und worauf Sie achten und wie Sie einen effizienteren und konsistenteren Onboarding-Prozess schaffen können.
Wir haben außerdem eine praktische Checkliste für das Onboarding von Anbietern erstellt, die Sie herunterladen und beim Onboarding Ihres nächsten Anbieters verwenden können.
Was bedeutet Onboarding von Anbietern?
Lieferanten-Onboarding ist der Prozess, neue Lieferanten mit Ihrem Unternehmen zu verbinden und sie darauf vorzubereiten, Teil Ihrer Lieferkette zu werden. Dabei werden Anforderungen festgelegt, die notwendigen technischen Verbindungen hergestellt und sichergestellt, dass Lieferanten bereit sind, Geschäftsdokumente elektronisch mit Ihnen auszutauschen.
Mehr darüber, was Lieferanten-Onboarding ist, können Sie in unserem speziellen Blog nachlesen.
5 beste Tipps für das Onboarding von Anbietern
Ein guter Anbieter-Onboarding-Prozess beginnt, bevor Sie die erste Einladung absenden. Sie müssen wissen, was Sie von Ihren Lieferanten verlangen, wie sie mit Ihnen in Kontakt treten und wie Sie den Prozess von der Einladung über den Test bis hin zum Live-Prozess abwickeln.
Hier sind fünf Best Practices, die Sie bei der Einrichtung Ihres Lieferanten-Onboarding-Prozesses beachten sollten.
1. Definieren Sie Ihre Anforderungen, bevor Sie loslegen.
Bevor Sie Ihre Lieferanten einarbeiten, beginnen Sie damit, zu definieren, was Sie von ihnen benötigen. Dazu gehören, welche Geschäftsdokumente Sie austauschen müssen, welche Formate Sie verwenden möchten und wie die Lieferanten mit Ihnen in Kontakt treten.
Die Anforderungen an das Onboarding von Anbietern sind nicht immer für alle Anbieter gleich. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise Bestellungen und Rechnungen mit einer Gruppe von Lieferanten austauschen, während eine andere Gruppe zusätzliche Dokumenttypen unterstützen muss.
Diese Anforderungen im Voraus zu definieren, verschafft den Lieferanten ein klares Verständnis dessen, was sie tun müssen, und bietet Ihrem Team einen klaren Rahmen für die Abwicklung des Onboarding-Prozesses.
2. Lieferanten verschiedene Möglichkeiten bieten, sich zu verbinden
Ihre Lieferanten verfügen nicht alle über die gleichen technischen Möglichkeiten. Einige verfügen möglicherweise bereits über ein integriertes EDI-System, während andere eine einfachere Möglichkeit benötigen, Dokumente elektronisch mit Ihnen auszutauschen.
Ein guter Onboarding-Prozess sollte Lieferanten daher je nach Fähigkeiten unterschiedliche Möglichkeiten bieten, sich zu verbinden. Mit TrueCommerce können Lieferanten sich über AS2 oder SFTP verbinden, während Lieferanten ohne integriertes EDI-Setup stattdessen unser Lieferantenportal nutzen können .
Es ist auch wichtig, relevante Standardformate zu unterstützen, damit integrierte Anbieter mehr Flexibilität beim Austausch von Dokumenten mit Ihnen haben.
Indem Sie verschiedene Anbieterfähigkeiten ausrichten, können Sie mehr Ihrer Lieferantenbasis in denselben digitalen Prozess integrieren, anstatt das Onboarding auf Anbieter mit einem spezifischen technischen Setup zu beschränken.
3. Verwandle das Onboarding von Lieferanten in Selbstbedienung
Die Einarbeitung von Lieferanten einzeln kann schnell viele Ressourcen erfordern, besonders wenn Ihr Team jeden einzelnen Schritt begleiten muss.
Ein Self-Service-Onboarding-Portal ermöglicht es Anbietern, den Großteil des Onboarding-Prozesses selbst zu erledigen. Anstatt dass Ihr Team jeden Anbieter einzeln verwaltet, können Anbieter die notwendigen Onboarding-Schritte durchlaufen und die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen.
Es erleichtert auch das Onboarding von Lieferanten parallel. Anstatt wegen der Arbeitsbelastung priorisieren zu müssen, welche Lieferanten zuerst eingearbeitet werden, können Sie größere Gruppen einladen und sie gleichzeitig im Prozess voranbringen lassen.
Ihr Team kann dann seine Zeit auf die Lieferanten verwenden, die tatsächlich zusätzliche Hilfe benötigen. Möchten Sie mehr wissen? Lesen Sie mehr über Onboarding und Self-Service.
4. Anbieter in Onboarding-Gruppen organisieren
Wenn Sie viele Lieferanten einarbeiten müssen, kann es vorteilhaft sein, Lieferanten mit denselben Anforderungen in Onboarding-Gruppen zusammenzubringen. Zum Beispiel können Sie Kampagnen erstellen, basierend darauf, welche Dokumente die Lieferanten austauschen müssen, deren Onboarding-Frist oder andere gemeinsame Anforderungen.
So können Sie das Onboarding verschiedener Lieferantengruppen in einem einzigen Prozess verwalten, anstatt jeden Lieferanten als separates Projekt zu behandeln. Gleichzeitig erleichtert es die Nachverfolgung, ob die Lieferanten die gleichen Anforderungen erfüllen und bereit für das vereinbarte Go-Live-Datum sind.
Einige Anbieter-Onboarding-Plattformen verfügen über Funktionen, mit denen Sie mit Gruppen arbeiten können. Mit unserer Plattform können Sie Onboarding-Gruppen erstellen und verwalten, sodass Ihr Team Anbieter leichter organisieren und den Fortschritt jeder Gruppe verfolgen kann.
5. Folgen Sie dem Prozess von der Einladung bis zum Live-Start
Eine Einladung zum Onboarding zu verschicken ist erst der Anfang. Sie benötigen auch Einblicke darin, wie sich jeder Anbieter im Prozess entwickelt.
Ihr Team sollte in der Lage sein, den Lieferanten von der ersten Einladung über die Einrichtung und das Testen bis hin zum Go-Live zu folgen. Das gibt Ihnen einen klaren Überblick darüber, welche Anbieter im Plan liegen und welche noch einzelne Schritte abschließen müssen.
Das Testen ist ein wichtiger Teil dieses Prozesses. Bevor ein Anbieter live geht, müssen Sie bestätigen, dass er die notwendigen Dokumente korrekt austauschen kann. Wenn Sie dies im Rahmen des Onboarding-Prozesses befolgen, wird es einfacher zu sehen, wer den Test abgeschlossen hat und wer noch Aufmerksamkeit benötigt.
Mit klarem Überblick über den Fortschritt kann Ihr Team die Nachverfolgung auf Lieferanten konzentrieren, die Hilfe benötigen oder Gefahr laufen, ihre Frist zu verpassen, anstatt sich manuell bei allen zu melden.
Ihre Lieferanten-Onboarding-Checkliste
Ein strukturierter Vendor-Onboarding-Prozess kann es erleichtern, verschiedene Lieferantenfähigkeiten zu verwalten, den Fortschritt zu verfolgen und mehrere Anbieter einzuarbeiten, ohne die gleiche manuelle Arbeit in Ihr Team zu investieren.
Um Ihnen bei der Vorbereitung auf Ihr nächstes Onboarding-Projekt zu helfen, haben wir diese Empfehlungen in eine praktische Checkliste für das Onboarding von Anbietern aufgenommen. Nutzen Sie sie, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Anforderungen vor Beginn des Onboardings festgelegt haben, die wichtigen Schritte während des Onboardings verfolgen und sicherstellen, dass die Anbieter vor dem Go-Live bereit sind.
Laden Sie die Checkliste für die Anbieter-Onboarding herunter.