EDI-onboarding af leverandører er processen med at forbinde nye leverandører til jeres EDI-løsning, så I kan udveksle ordrer, fakturaer og andre forretningsdokumenter elektronisk. En klar onboardingproces er vigtig for at sikre effektive arbejdsgange, reducere manuelt arbejde og skabe et godt grundlag for samarbejdet med leverandørerne. Det kan dog være både tidskrævende og komplekst at få nye leverandører forbundet, testet og klar til at udveksle dokumenter.
Heldigvis findes der måder at gøre processen lettere for både dit team og dine leverandører. I denne blog gennemgår vi vores bedste praksis for leverandøronboarding, herunder hvad man skal overveje, være opmærksom på, og hvordan man skaber en mere effektiv og ensartet onboarding-proces.
Vi har også lavet en praktisk leverandøronboarding-tjekliste, som du kan downloade og bruge, når du onboardinger din næste leverandør.
Hvad er leverandøronboarding?
Leverandøronboarding, er processen med at forbinde nye leverandører til din virksomhed og gøre dem klar til at blive en del af din forsyningskæde. Det indebærer at etablere krav, etablere de nødvendige tekniske forbindelser og sikre, at leverandører er klar til at udveksle forretningsdokumenter elektronisk med dig.
Du kan læse mere om, hvad leverandøronboarding er på vores dedikerede blog.
5 bedste råd til onboarding af leverandører
En god onboarding-proces for leverandører starter, før du sender den første invitation. Du skal vide, hvad du kræver fra dine leverandører, hvordan de vil komme i kontakt med dig, og hvordan du vil håndtere processen fra invitation til test og go-live.
Her er fem bedste praksisser, du bør overveje, når du opsætter din onboarding-proces for leverandører.
1. Definer dine krav, før du går i gang
Før du onboarder dine leverandører, skal du starte med at definere, hvad du har brug for fra dem. Dette inkluderer, hvilke forretningsdokumenter du skal udveksle, hvilke formater du ønsker at bruge, og hvordan leverandørerne vil komme i kontakt med dig.
Krav til leverandøronboarding er ikke altid de samme for alle leverandører. For eksempel kan du have brug for at udveksle ordrer og fakturaer med én gruppe leverandører, mens en anden gruppe skal understøtte yderligere dokumenttyper.
At definere disse krav på forhånd giver leverandørerne en klar forståelse af, hvad de skal gøre, og giver dit team en klar ramme for at håndtere onboarding-processen.
2. Giv leverandørerne forskellige muligheder for at blive forbundet
Dine leverandører vil ikke alle have de samme tekniske muligheder. Nogle har måske allerede en integreret EDI-opsætning, mens andre måske har brug for en enklere måde at udveksle dokumenter elektronisk med dig på.
En god onboarding-proces bør derfor give leverandører forskellige måder at forbinde på baseret på deres kapaciteter. Med TrueCommerce kan leverandører forbinde via AS2 eller SFTP, mens leverandører uden integreret EDI-opsætning kan bruge vores leverandørportal i stedet.
Det er også vigtigt at understøtte relevante standardformater, så integrerede leverandører får større fleksibilitet i, hvordan de udveksler dokumenter med dig.
Ved at tilpasse forskellige leverandørkapaciteter kan du bringe flere af din leverandørbase ind i den samme digitale proces i stedet for at begrænse onboarding til leverandører med en bestemt teknisk opsætning.
3. Gør onboarding af leverandør til self-service
Onboarding af leverandører én ad gangen kan hurtigt kræve mange ressourcer, især når dit team skal guide hver leverandør gennem hvert trin.
En selvbetjent onboarding-portal gør det muligt for leverandører selv at gennemføre hovedparterne af onboarding-processen. I stedet for at dit team styrer hver leverandør individuelt, kan leverandørerne gennemgå de nødvendige onboarding-trin og udføre de opgaver, der er tildelt dem.
Det gør det også lettere at onboarde leverandører parallelt. I stedet for at skulle prioritere, hvilke leverandører der skal onboardes først på grund af arbejdsbyrden, kan du invitere større grupper og lade dem komme videre i processen samtidig.
Dit team kan derefter bruge sin tid på de leverandører, der faktisk har brug for ekstra hjælp. Vil du vide mere? Læs mere om onboarding og self-service.
4. Organiser leverandører i onboarding-kampagner
Når du skal onboarde mange leverandører, kan det være en fordel at samle leverandører med de samme krav i onboarding-kampagner. Du kan for eksempel oprette kampagner ud fra, hvilke dokumenter leverandørerne skal udveksle, deres deadline for onboarding eller andre fælles krav.
På den måde kan du styre onboarding af forskellige leverandørgrupper i en samlet proces frem for at behandle hver leverandør som et separat projekt. Det gør det samtidig lettere at følge med i, om leverandørerne lever op til de samme krav og bliver klar til den aftalte go-live-dato.
Nogle platforme til onboarding af leverandører har funktioner, der gør det muligt at arbejde med kampagner. Med vores platform kan du oprette og administrere onboarding-kampagner, så dit team nemmere kan organisere leverandørerne og følge hver gruppes status.
5. Følg processen fra invitation til live-start
At sende en onboarding-invitation er kun begyndelsen. Du har også brug for indsigt i, hvordan hver leverandør skrider frem i processen.
Dit team bør kunne følge leverandørerne fra den indledende invitation gennem opsætning og test til go-live. Det giver dig et klart overblik over, hvilke leverandører der følger planen, og hvilke der stadig mangler at gennemføre enkelte trin.
Testning er en vigtig del af denne proces. Før en leverandør går live, skal du bekræfte, at de kan udveksle de nødvendige dokumenter korrekt. At følge dette som en del af onboarding-processen gør det lettere at se, hvem der har gennemført testen, og hvem der stadig har brug for opmærksomhed.
Med et klart overblik over fremskridt kan dit team fokusere opfølgningen på leverandører, der har brug for hjælp eller risikerer at misse deres deadline, i stedet for manuelt at tjekke ind med alle.
Din tjekliste til onboarding af leverandører
En struktureret onboarding-proces for leverandører kan gøre det lettere at håndtere forskellige leverandørkapaciteter, holde styr på fremskridt og onboarde flere leverandører uden at tilføje samme mængde manuelt arbejde til dit team.
For at hjælpe dig med at forberede dig til dit næste onboarding-projekt har vi lagt disse anbefalinger ind i en praktisk Leverandør-onboarding-tjekliste. Brug den til at sikre, at du har de vigtigste krav på plads, før onboarding starter, hold styr på de vigtige trin under onboarding, og sørg for, at leverandørerne er klar inden go-live.
Download tjeklisten for leverandøronboarding.