E-Rechnungspflicht in Deutschland: Zeitplan & Fristen 2025 bis 2028

Rechnungen als PDF-Dateien zu versenden, war jahrelang Standard. Das hat sich geändert: Die E-Rechnung wird in Deutschland nun schrittweise Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz auch E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen.

Dieser Artikel erläutert den Zeitplan für die E-Rechnung in Deutschland, die zulässigen Formate und was Sie jetzt vorbereiten sollten.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen und empfangen, mit wenigen Ausnahmen (siehe den folgenden Zeitplan).
• Eine E-Rechnung ist strukturiert und maschinenlesbar und entspricht der Norm EN 16931. Eine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung.
• Bestehende EDI-Verfahren zur Rechnungsstellung bleiben während der Übergangsfrist zulässig. Ab 2028 müssen sie der Norm EN 16931 entsprechen.
• Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht statt zehn Jahre.
• Die Anforderungen an die E-Rechnung in Deutschland gelten für inländische B2B-Rechnungen.

Zeitplan: Alle Fristen im Überblick

2026 kamen keine neuen Anforderungen hinzu. Für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze ist es das letzte Jahr, um sich auf die Ausstellung von E-Rechnungen in Deutschland vorzubereiten.

Was gilt als E-Rechnung?

In Deutschland ist eine E-Rechnung eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ihr System kann sie automatisch verarbeiten. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931.

Folgende Dokumente gelten nicht als E-Rechnungen:

• PDF-Dateien ohne strukturierte Daten
• Eingescannte Papierrechnungen
• Bilddateien

Diese Dokumente gelten weiterhin als „sonstige Rechnungen“, auch wenn sie digital versendet werden.

Für E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, benötigen Sie keine Zustimmung des Empfängers. Eine Zustimmung ist während der Übergangsfristen nur für Papier, PDF und nicht konforme elektronische Formate erforderlich.

Rechtliche Grundlage

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt. Die konkreten Anforderungen sind im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Das Bundesministerium der Finanzen hat sie seitdem in mehreren Schreiben präzisiert, unter anderem die Definition einer E-Rechnung und die Anforderungen an die Zustimmung des Empfängers.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland gilt für alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind oder hier eine Niederlassung betreiben. Sie umfasst inländische B2B-Rechnungen. Grenzüberschreitende Rechnungen sind derzeit ausgenommen.

• XRechnung: Ein reines XML-Format
• ZUGFeRD ab Version 2.0: Eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten
• Peppol BIS: Ein internationaler Standard mit deutschen Erweiterungen
• EDIFACT und andere EDI-Verfahren: Während der Übergangsfrist zulässig; ab 2028 müssen sie der Norm EN 16931 entsprechen
• Die offiziellen Syntaxen der EN 16931 sind UBL und CII XML. Andere Formate können verwendet werden, wenn die Geschäftspartner dies vereinbaren.

Der wichtigste Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD besteht darin, dass XRechnung ausschließlich auf XML basiert, während ZUGFeRD eine lesbare PDF-Datei mit XML-Daten kombiniert. Andere Formate können verwendet werden, wenn die Geschäftspartner dies vereinbaren und das Format der Norm EN 16931 entspricht.

Was gilt für bestehende EDI-Verfahren?

Wenn Sie die elektronische Rechnungsstellung bereits über EDI abwickeln, müssen Sie nicht von vorn beginnen. EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig, wenn beide Geschäftspartner zustimmen. Ab 2028 müssen die Nachrichten der Norm EN 16931 entsprechen. Sie können Ihre bestehenden Verbindungen daher Schritt für Schritt anpassen, statt sie zu ersetzen.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfang von E-Rechnungen prüfen: Können Ihre Systeme E-Rechnungen empfangen und verarbeiten? Das ist seit 2025 Pflicht.
2. Format wählen: XRechnung, ZUGFeRD oder eine Kombination – je nach den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner.
3. ERP- und Buchhaltungssysteme für die E-Rechnung anpassen: Rechnungen sollten ohne manuelle Zwischenschritte erstellt und verarbeitet werden.
4. Übertragungswege vereinbaren: E-Mail, EDI oder eine Plattform. Sie können den Übertragungsweg frei wählen.
5. Team schulen und Prozesse dokumentieren: Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die den deutschen GoBD-Anforderungen entspricht.
6. Ausstellung von E-Rechnungen vorbereiten: Wenn Ihr Jahresumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 Euro betrug, bleibt bis zum 1. Januar 2027 nur noch wenig Zeit.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Praxisleitfaden zur E-Rechnung.

Ausblick: ViDA und grenzüberschreitende Rechnungen

Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) soll die elektronische Rechnungsstellung und die Anforderungen an Echtzeitmeldungen europaweit vereinheitlichen. Grenzüberschreitende B2B-Rechnungen könnten dann ebenfalls erfasst werden. 2028 wird als möglicher Starttermin diskutiert.

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Häufig gestellte Fragen

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen; alle anderen Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028.

Sind PDF-Rechnungen weiterhin zulässig?

Ja, mit Zustimmung des Empfängers und nur während der Übergangsfrist. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 2028 ist sie für die inländische B2B-Rechnungsstellung nicht mehr zulässig.

Welche Formate sind zulässig?

Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen, zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0 und Peppol BIS.

Sind EDI-Verfahren wie EDIFACT weiterhin zulässig?

Ja, während der Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 müssen sie der Norm EN 16931 entsprechen.

Wer ist betroffen?

Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen und deutsche Niederlassungen ausländischer Unternehmen, wenn sie inländische B2B-Rechnungen ausstellen.

Gilt die Pflicht auch für grenzüberschreitende Rechnungen?

Derzeit nicht. ViDA ebnet den Weg für einen EU-weiten Rahmen.