Obligatorisk e-fakturering i Tyskland: Tidsplan og frister 2025 til 2028

Det var i mange år standard at sende fakturaer som PDF-filer. Det har ændret sig: E-fakturering i Tyskland bliver nu obligatorisk i etaper. Siden 1. januar 2025 har virksomheder skullet kunne modtage e-fakturaer. Fra 1. januar 2027 skal virksomheder med en årlig omsætning på mere end 800.000 euro også udstede e-fakturaer. Fra 2028 gælder kravet for alle virksomheder.

Denne artikel forklarer tidsplanen for e-fakturering i Tyskland, de tilladte formater, og hvad du bør forberede nu.

Det vigtigste at vide

• Siden 1. januar 2025: Alle virksomheder i Tyskland skal kunne modtage og behandle e-fakturaer.
• Fra 1. januar 2027: Virksomheder med en årlig omsætning på mere end 800.000 euro i det foregående år skal udstede e-fakturaer.
• Fra 1. januar 2028: Alle virksomheder skal udstede og modtage e-fakturaer med enkelte undtagelser (se tidsplanen nedenfor).
• En e-faktura er struktureret og maskinlæsbar og følger standarden EN 16931. En PDF tæller ikke som en e-faktura.
• Eksisterende EDI-processer til fakturering er fortsat tilladt i overgangsperioden. Fra 2028 skal de overholde EN 16931.
• Opbevaringsperioden for fakturaer har siden 1. januar 2025 været otte år i stedet for ti.
• De tyske krav til e-fakturering gælder for indenlandske B2B-fakturaer.

Tidsplan

2026 medførte ingen nye krav. For virksomheder over omsætningsgrænsen er det det sidste år til at forberede sig på at udstede e-fakturaer i Tyskland.

Hvad kvalificerer som en e-faktura?

I Tyskland er en e-faktura en elektronisk faktura, der udstedes, overføres og modtages i et struktureret format. Dit system kan behandle den automatisk. Den overholder den europæiske standard EN 16931.

Følgende kvalificerer ikke som e-fakturaer:

• PDF-filer uden strukturerede data
• Scannede papirfakturaer
• Billedfiler

Disse dokumenter klassificeres fortsat som ”andre fakturaer”, selv når de sendes digitalt.

Du behøver ikke modtagerens samtykke til e-fakturaer, der overholder EN 16931. Samtykke er kun nødvendigt for papir, PDF og elektroniske formater, der ikke overholder standarden, i overgangsperioderne.

Hvem er omfattet?

Det tyske krav om e-fakturering gælder for alle virksomheder, der er etableret i Tyskland eller driver en filial der. Det omfatter indenlandske B2B-fakturaer. Grænseoverskridende fakturaer er i øjeblikket undtaget.

Hvilke formater er tilladt?

• XRechnung: Et rent XML-format
• ZUGFeRD fra version 2.0: En PDF med indlejrede XML-data
• Peppol BIS: En international standard med tyske udvidelser
• EDIFACT og andre EDI-processer: Tilladt i overgangsperioden; fra 2028 skal de overholde EN 16931
• De officielle EN 16931-syntakser er UBL og CII XML. Andre formater kan anvendes, hvis handelspartnerne aftaler det.

Den vigtigste forskel mellem XRechnung og ZUGFeRD er, at XRechnung udelukkende er baseret på XML, mens ZUGFeRD kombinerer en læsbar PDF med XML-data. Andre formater kan anvendes, hvis handelspartnerne er enige, og formatet overholder EN 16931.

Hvad betyder det for eksisterende EDI-processer?

Hvis du allerede håndterer e-fakturering via EDI, behøver du ikke begynde forfra. EDI-processer er fortsat tilladt indtil udgangen af 2027, hvis begge handelspartnere er enige. Fra 2028 skal meddelelserne overholde EN 16931. Du kan derfor tilpasse dine eksisterende forbindelser trin for trin i stedet for at erstatte dem.

What You Should Do Now

1. Kontrollér, om du kan modtage e-fakturaer: Kan dine systemer modtage og behandle e-fakturaer? Det har været obligatorisk siden 2025.
2. Vælg et format: XRechnung, ZUGFeRD eller en kombination baseret på dine handelspartneres krav.
3. Tilpas dit ERP- og økonomisystem til e-fakturering: Fakturaer bør genereres og behandles uden manuelle mellemtrin.
4. Aftal transmissionsmetoder: E-mail, EDI eller en platform. Du kan frit vælge metoden.
5. Uddan dit team, og dokumentér dine processer: Medtag procesdokumentation, der overholder de tyske GoBD-krav.
6. Forbered udstedelse af e-fakturaer: Hvis din årlige omsætning i det foregående år oversteg 800.000 euro, er der kun kort tid til 1. januar 2027.

Fremtidsudsigter: ViDA og grænseoverskridende fakturaer

EU-initiativet ”VAT in the Digital Age” (ViDA) har til formål at standardisere e-fakturering og krav til realtidsrapportering i hele Europa. Grænseoverskridende B2B-fakturaer kan dermed også blive omfattet. 2028 drøftes som en mulig startdato.

Forstå, hvad der gælder for din virksomhed

Vil du vide, hvilket format der passer til dine systemer, og hvordan du kommer i drift inden fristen? Vi hjælper dig gennem hele forløbet – fra valg af format og tilslutning af dit ERP-system til idriftsættelse.

Få en demo, eller download vores whitepaper om fakturering i Tyskland.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår bliver e-fakturering obligatorisk?

Siden 1. januar 2025 har alle virksomheder skullet kunne modtage e-fakturaer. Virksomheder med en årlig omsætning på mere end 800.000 euro skal udstede dem fra 1. januar 2027, og alle andre virksomheder følger fra 1. januar 2028.

Er PDF-fakturaer stadig tilladt?

Ja, med modtagerens samtykke og kun i overgangsperioden. En PDF er ikke en e-faktura i lovens forstand. Fra 2028 er den ikke længere tilladt til indenlandsk B2B-fakturering.

Hvilke formater er tilladt?

Alle formater, der overholder EN 16931, såsom XRechnung, ZUGFeRD fra version 2.0 og Peppol BIS.

Er EDI-processer som EDIFACT stadig tilladt?

Ja, i overgangsperioden indtil udgangen af 2027. Fra 2028 skal de overholde EN 16931.

Hvem er omfattet?

Alle virksomheder, der er etableret i Tyskland, samt tyske filialer af udenlandske virksomheder, når de udsteder indenlandske B2B-fakturaer.

Gælder kravet også for grænseoverskridende fakturaer?

Ikke på nuværende tidspunkt. ViDA baner vejen for en fælles EU-ramme.