Die Anforderungen an die E-Rechnungsstellung ändern sich in ganz Europa, da immer mehr EU-Länder nationale Vorgaben einführen. Für Unternehmen, die in mehreren Märkten tätig sind, bedeutet dies, unterschiedliche Fristen und lokale Anforderungen im Blick zu behalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihre Systeme diese unterstützen können.
Parallel zu diesen nationalen Änderungen werden die ViDA-Regeln zur E-Rechnungsstellung als Teil der EU-Reformen „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ ab dem 1. Juli 2030 gemeinsame Anforderungen an die E-Rechnungsstellung und die digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU einführen.
Das mag noch weit entfernt erscheinen, doch viele Unternehmen beziehen ViDA bereits in ihre Planungen für ERP-Upgrades, Finanzprozesse und die E-Rechnungsstellung ein. Da nationale Anforderungen früher in Kraft treten, prägen die heutigen Entscheidungen der Unternehmen auch ihre Vorbereitung auf ViDA.
Dieser Blog erläutert, was ViDA für die E-Rechnungsstellung in Europa bedeutet, wann die Anforderungen gelten und was Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten.
Was ist ViDA?
VAT in the Digital Age (ViDA) ist ein Reformpaket zur Modernisierung des EU-Mehrwertsteuersystems, damit es die heutige Arbeitsweise von Unternehmen besser widerspiegelt. Ziel ist es, Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften durch eine stärkere Nutzung digitaler Prozesse zu vereinfachen, wobei die E-Rechnungsstellung im Mittelpunkt steht.
Das am 11. März 2025 vom Rat der Europäischen Union verabschiedete Paket umfasst drei Hauptbereiche: die Modernisierung der Mehrwertsteuermeldung durch E-Rechnungsstellung und digitale Meldung, die Aktualisierung der Mehrwertsteuervorschriften für die Plattformwirtschaft und die Verringerung der Notwendigkeit, dass sich Unternehmen in mehreren EU-Ländern für die Mehrwertsteuer registrieren müssen.
Für Finanz- und Supply-Chain-Teams sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungsstellung und die digitale Meldung besonders relevant. Sie wirken sich darauf aus, wie Unternehmen Rechnungen ausstellen und Transaktionen melden, und sind daher bei der Planung von Änderungen an Systemen und Prozessen zu berücksichtigen.
Der ViDA-Zeitplan für die E-Rechnungsstellung bis 2035
ViDA wird schrittweise bis 2035 eingeführt. Für Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU handeln, ist der 1. Juli 2030 ein wichtiges Datum, da dann die neuen Anforderungen an die E-Rechnungsstellung und die digitale Meldung für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen in Kraft treten.
Date
Hvad sker der?
Hvem påvirker det?
11. März 2025 und April 2025
Der Rat verabschiedet das ViDA-Paket, das im April 2025 in Kraft tritt. Die Mitgliedstaaten können die nationale E-Rechnungsstellung und digitale Meldung ohne EU-Genehmigung einführen.
Alle EU-Mitgliedstaaten
20. Mai 2026
Die Europäische Kommission veröffentlicht ein detailliertes Arbeitsprogramm für digitale Meldepflichten und E-Rechnungsstellung für den Zeitraum 2026 bis 2035.
Finanz-, Steuer- und IT-Teams
1. Juli 2028
Die Mitgliedstaaten können die Regeln für die Plattformwirtschaft vorzeitig anwenden. Die Aktualisierungen zur einheitlichen Mehrwertsteuerregistrierung beginnen.
Plattformen und grenzüberschreitend verkaufende Unternehmen
1. Jan. 2030
Die Regeln für fiktive Lieferer werden für Plattformen in den Bereichen Beherbergung und Personenbeförderung verpflichtend.
Plattformunternehmen
1. Juli 2030
E-Rechnungsstellung und digitale Meldepflichten werden für B2B-Transaktionen innerhalb der EU verpflichtend. Rechnungen müssen EN 16931 entsprechen, innerhalb von zehn Tagen ausgestellt und transaktionsbezogen gemeldet werden. Zusammenfassende Meldungen entfallen. Die Mitgliedstaaten setzen die Regeln bis zum 30. Juni 2030 um.
Alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU handeln
1. Jan. 2035
Mitgliedstaaten mit vor 2024 eingeführten digitalen Meldesystemen gleichen ihre nationale E-Rechnungsstellung und Berichterstattung an ViDA an.
ViDA-Anforderungen an die E-Rechnungsstellung ab dem 1. Juli 2030
Ab dem 1. Juli 2030 müssen Unternehmen für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen, die in den Anwendungsbereich von ViDA fallen, strukturierte E-Rechnungen ausstellen und Daten digital melden. Diese transaktionsbezogene Meldung ersetzt die Zusammenfassenden Meldungen.
Für diese Transaktionen müssen Rechnungen dem europäischen Standard für die E-Rechnungsstellung EN 16931 entsprechen und grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen nach dem Ereignis ausgestellt werden, das die Umsatzsteuerpflicht auslöst. Unternehmen müssen außerdem die erforderlichen Daten für jede Transaktion an ihre Steuerbehörde melden.
Wenn Ihr Unternehmen mit Kunden oder Lieferanten in anderen EU-Ländern handelt, sollten Sie prüfen, welche Transaktionen betroffen sind und ob Ihre Systeme die neuen Anforderungen an die E-Rechnungsstellung und Meldung unterstützen können.
Wie wirkt sich ViDA auf nationale Vorgaben zur E-Rechnungsstellung aus?
Nationale Anforderungen an die E-Rechnungsstellung und Meldung gelten weiterhin parallel zu ViDA. Die Reformen verpflichten nicht jedes EU-Land zur Einführung einer digitalen Meldung für inländische Transaktionen. Länder, die sich dafür entscheiden, müssen jedoch dem gemeinsamen EU-Rahmen folgen; bestehende Systeme, die darunterfallen, müssen bis zum 1. Januar 2035 angeglichen werden.
Für Unternehmen, die in mehreren europäischen Märkten tätig sind, bedeutet dies, sowohl nationale Vorgaben zur E-Rechnungsstellung als auch die gemeinsamen ViDA-Regeln für grenzüberschreitende Transaktionen einzuplanen. Ihre Systeme müssen die für Ihr Unternehmen geltenden nationalen Anforderungen unterstützen und zugleich auf ViDA vorbereitet werden.
Warum 2030 näher ist, als es scheint
Drei Gründe, jetzt zu beginnen:
- Die Mitgliedstaaten haben bis zum 30. Juni 2030 Zeit, ViDA in nationales Recht umzusetzen. Die lokalen Regeln zur E-Rechnungsstellung in Europa werden sich bereits vor Ablauf der EU-Frist ändern. Belgien hat die B2B-E-Rechnungsstellung am 1. Januar 2026 über Peppol verpflichtend eingeführt, und Deutschland legte am 1. Januar 2025 die rechtliche Grundlage für die B2B-E-Rechnungsstellung.
- Die Europäische Kommission veröffentlichte am 20. Mai 2026 ein detailliertes Arbeitsprogramm für die Umsetzung der digitalen Meldepflichten und der E-Rechnungsstellung. Der Zeitplan ist nun konkret.
- Änderungen bei der Ausstellung, dem Empfang und der Meldung von Rechnungen betreffen Ihr ERP-System, Ihre Stammdaten und Ihre Handelspartner. Das dauert länger, als ein Projektplan vermuten lässt.
Wo sollten Sie beginnen?
Berater empfehlen dieselben ersten Schritte: Bewerten und aktualisieren Sie Ihre Systeme, stärken Sie die Zusammenarbeit zwischen Finanz-, Steuer- und Vertriebsteams, schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und starten Sie Pilotprojekte für E-Rechnungsstellung und Echtzeitmeldungen.
Wir würden einen weiteren Punkt hinzufügen: Betrachten Sie Ihre Handelspartnerbasis. Ihre größten Kunden werden bereit sein. Die große Zahl kleinerer Lieferanten und Kunden möglicherweise nicht. Eine regelkonforme Rechnung funktioniert nur, wenn die empfangende Seite sie verarbeiten kann.
So unterstützen wir Sie
Sie sollten Integrationen nicht jedes Mal neu aufbauen müssen, wenn sich eine Regel ändert. Unsere Software für die E-Rechnungsstellung verbindet Ihr ERP-System über ein einziges Netzwerk mit Ihren Handelspartnern. Wenn sich Formate, Vorgaben oder Meldeanforderungen ändern, passen Sie dies an einer Stelle statt in jeder einzelnen Verbindung an. Ihr Team kann sich weiterhin auf Wachstum konzentrieren, während die regelkonforme E-Rechnungsstellung im Hintergrund läuft.
FAQ
Wann treten die ViDA-Anforderungen an die E-Rechnungsstellung in Kraft?
Die neuen Anforderungen an die E-Rechnungsstellung und die digitale Meldung für betroffene grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU treten am 1. Juli 2030 in Kraft. Nationale Anforderungen können früher gelten, daher sollten Unternehmen auch die Fristen in den Ländern prüfen, in denen sie tätig sind.
Ersetzt ViDA nationale Anforderungen an die E-Rechnungsstellung?
Nein. Nationale Anforderungen gelten weiterhin parallel zu ViDA. Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, müssen sowohl die jeweiligen lokalen Regeln als auch die ViDA-Anforderungen für betroffene grenzüberschreitende Transaktionen erfüllen.
Sollte mein Unternehmen bereits jetzt mit der Vorbereitung auf ViDA beginnen?
Ja. Wenn Sie ein ERP-Upgrade oder Änderungen an Ihren Rechnungsprozessen planen, ist es sinnvoll, ViDA in diese Planungen einzubeziehen. Prüfen Sie zunächst die Transaktionen Ihres Unternehmens, die nationalen Anforderungen, die Sie bereits betreffen, und ob Ihre Systeme strukturierte E-Rechnungen und digitale Meldungen unterstützen können.