Typer af EDI-dokumenter og deres anvendelse i erhvervslivet

Electronic Data Interchange (EDI) er en standardiseret metode til digital udveksling af forretningsdokumenter, som mindsker behovet for papirbaserede processer. Virksomheder i mange brancher bruger EDI-dokumenttyper til at effektivisere arbejdsgange som ordreafgivelse, fakturering og forsendelsesmeddelelser.

At forstå de forskellige EDI-dokumenttyper og deres funktioner kan hjælpe virksomheder med at øge effektiviteten, sikre EDI-compliance og forbedre datanøjagtigheden. Uanset om du arbejder med EDI-transaktioner inden for sundhedsvæsen, forsyningskæde eller finans, er det vigtigt at kende de relevante EDI-standarder for netop din branche.

Overblik over vigtige EDI-dokumenter

EDI muliggør problemfri dataudveksling mellem samarbejdspartnere. Forskellige brancher bruger specifikke EDI-transaktioner til at automatisere deres processer. Her er et overblik over de mest anvendte EDI-dokumenttyper og deres fordele.

For en komplet guide til EDI-standarder som ANSI og EDIFACT, se vores artikel om EDI-standarder.

5 centrale EDI-dokumenttyper og deres funktion

Hver EDI-dokumenttype spiller en unik rolle i forretningsprocesser. Her er de vigtigste EDI-transaktioner, som anvendes på tværs af brancher:

1. Indkøbsordre (PO) (EDI 850)

En indkøbsordre er en af de mest anvendte EDI-dokumenttyper. Den giver købere mulighed for at afgive ordrer elektronisk, hvilket mindsker manuelle fejl og fremskynder indkøbsprocessen.

• Formål: Starter en ordre fra køber til leverandør.
• Indhold: Varebeskrivelser, antal, priser og leveringsdatoer.
• Anvendelse: Almindelig i detailhandel, produktion og sundhedssektor.

Læs mere i EDI i detailhandel: Styrk samarbejdet med leverandører og omnichannel-strategier.

2. Forsendelsesmeddelelse (ASN) (EDI 856)

Forsendelsesmeddelelsen informerer køber om, at en levering er på vej. Den indeholder bl.a. oplysninger om indhold, tracking og forventet leveringstid.

• Formål: Giver besked om forsendelser før ankomst.
• Indhold: Transportør, trackingnumre, forventet leveringsdato.
• Anvendelse: Bruges i logistik, lagerstyring og distribution.

Læs mere i Sådan forbedrer EDI lagerstyring i realtid.

3. EDI-faktura (EDI 810)

En EDI-faktura er et digitalt dokument, hvor en leverandør anmoder om betaling for varer eller tjenester.

• Formål: Anmoder om betaling.
• Indhold: Varedetaljer, antal, priser, betalingsbetingelser.
• Anvendelse: Udbredt i bl.a. finans, sundhed og detail.

Dyk ned i EDI-fakturaens rolle i økonomistyring og bogholderi.

4. Ordrebekræftelse (EDI 855)

Ordrebekræftelsen bekræfter modtagelsen af en indkøbsordre og angiver, om den kan opfyldes som ønsket.

• Formål: Bekræfter eller ændrer ordredetaljer.
• Indhold: Accepterede/ændrede/afviste linjer, leveringstider.
• Anvendelse: Almindelig i produktion, detail og leverandørstyring.

Se også Vælg det rette EDI-system til din virksomhed.

5. Lagerstatus / Lageranbefaling (EDI 846)

Dette dokument giver opdateret lagerinformation i realtid og hjælper med at optimere lagerniveauer.

• Formål: Informerer om lagerstatus mellem parter.
• Indhold: Tilgængeligt lager, lagre, lagerantal.
• Anvendelse: Bruges i lagerstyring, distribution og detail.

Læs Sådan optimerer EDI forsyningskæden og leverandørstyringen.

---

EDI-transaktioner i sundhedssektoren

Sundhedsvæsenet benytter EDI til sikre og præcise transaktioner. Her er nogle af de mest anvendte dokumenttyper:

• EDI 837 (Sundhedsforsikringskrav) – Bruges til at indsende krav digitalt.
• EDI 270/271 (Forespørgsel/svar på forsikringsdækning) – Verificerer patienters forsikringsstatus.
• EDI 835 (Betalings- og afregningsoplysninger) – Giver info om udbetaling og status på krav.

Læs EDI i sundhedssektoren: Effektivisering og datasikkerhed.

---

Automatisk EDI-fakturabehandling

Manuel fakturahåndtering medfører ofte fejl og forsinkelser. EDI automatiserer processen og forbedrer pengestrømme.

• EDI-fakturaer følger standardformater (f.eks. ANSI X12 og EDIFACT) for systemkompatibilitet.
• Automatisering værktøjer hjælper med validering, godkendelser og betalingsafstemning.

---

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er EDI-dokumenttyper?
EDI-dokumenttyper er standardiserede formater til udveksling af forretningsdata digitalt. Almindelige typer er indkøbsordrer, fakturaer og forsendelsesnotifikationer.

Hvordan adskiller en indkøbsordre sig fra en faktura i EDI?
En indkøbsordre (EDI 850) afgiver en ordre, mens en faktura (EDI 810) anmoder om betaling for leverede varer eller tjenester.

Hvad er standardformatet for en EDI-faktura?
Standardformater som ANSI X12 og EDIFACT sikrer, at EDI-fakturaer fungerer på tværs af systemer.

Hvordan hjælper EDI i sundhedsvæsenet?
EDI automatiserer kravsprocesser, forbedrer nøjagtigheden og øger datasikkerheden i kommunikationen mellem sundhedsudbydere og forsikringsselskaber.

Vil du vide mere? Læs Hvad er EDI? En introduktion til elektronisk dataudveksling.