Bemærk: Dette indhold gælder kun for virksomheder, der eksporterer til USA.
FSMA 204 kræver, at virksomheder, der håndterer fødevarer på Food Traceability List, registrerer specifikke Critical Tracking Events (CTE’er) og de tilhørende Key Data Elements (KDE’er). FDA kræver også, at virksomheder hurtigt kan levere disse registreringer i et elektronisk og sorterbart regnearksformat inden for den fastsatte tidsramme, selvom det ikke er obligatorisk at bruge FDA’s egen skabelon.
For fødevarevirksomheder betyder det, at sporbarhedsdata skal kunne samles på tværs af flere systemer og processer.
CTE-relaterede registreringer kan blive oprettet eller opdateret i ERP-systemer, lagerstyringssystemer (WMS), 3PL-platforme, produktionsregistreringer og partnerbaserede dokumentflows. FDA’s vejledning beskriver samtidig, at KDE’er kan forbindes på flere måder, for eksempel gennem regneark, databaseposter, elektroniske meddelelser eller fælles identifikatorer som sporbarhedslotkoder.
Hvad FSMA 204 mener med CTE’er og KDE’er
En CTE er en hændelse i forsyningskæden, hvor virksomheder skal registrere sporbarhedsdata i henhold til FSMA 204-reglen. En KDE er den specifikke information, der knytter sig til den enkelte hændelse. FDA strukturerer konsekvent sporbarhedskravene omkring denne kombination af hændelser og data.
FSMA 204 bygger derfor på hændelsesbaseret registrering.
Reglen kræver, at virksomheder vedligeholder KDE’er for bestemte CTE’er, og at registreringerne hurtigt kan udtrækkes i et elektronisk og sorterbart format.
Seks CTE’er, som fødevarevirksomheder skal identificere
FDA har identificeret en række centrale CTE’er på tværs af fødevareforsyningskæden. Afhængigt af virksomhedens rolle kan disse hændelser blandt andet omfatte:
- Høst
- Nedkøling
- Første pakning
- Modtagelse
- Transformation eller forarbejdning
- Forsendelse
Det er ved disse hændelser, at sporbarhedsregistreringer skal oprettes og vedligeholdes. FDA’s vejledning og eksempler strukturerer konsekvent sporbarhedskravene omkring netop disse typer hændelser.
For mange virksomheder i fødevare- og drikkevareindustrien er de vigtigste CTE’er typisk forsendelse, modtagelse og transformation. Det er også her, sporbarhedsdata ofte bliver fragmenterede, særligt når information er fordelt på tværs af ERP-systemer, lagre, 3PL-udbydere og workflows med handelspartnere.
Hvad er en KDE, og hvordan relaterer den sig til individuelle hændelser?
KDE’er er ikke de samme for alle CTE’er. De varierer afhængigt af hændelsen og den dokumentation, der kræves i den konkrete situation. I praksis omfatter de nødvendige KDE’er ofte:
- sporbarhedslotkode
- produktbeskrivelse eller produktidentifikator
- mængde og måleenhed
- dato
- lokationsoplysninger
- oplysninger om afsender eller modtager
- forsendelses- eller modtagelsesreferencer, hvor det er relevant
FDA’s vejledning kobler de nødvendige KDE’er til specifikke hændelsestyper frem for at behandle dem som én samlet dataliste. Det ses også i FDA’s eksempel på et sorterbart regneark, hvor registreringerne er organiseret efter CTE og viser de KDE’er, der er relevante for hver enkelt hændelse.
Sådan kortlægges CTE’er og KDE’er i praksis
En af de mest praktiske måder at komme i gang med FSMA 204 på er at oprette en enkel kortlægningstabel, som forbinder hver CTE med de KDE’er, der registreres i virksomhedens systemer.
CTE
Example KDEs
Where the data often lives
Harvesting
Commodity and variety, quantity, unit of measure, harvest date, farm location, field or growing area, immediate subsequent recipient, reference document
farm records, harvest logs, grower systems, field records, ERP or traceability system
Cooling
commodity and variety, quantity and unit of measure, cooling location, cooling date, farm location, immediate subsequent recipient, reference document
cooling logs, plant records, ERP, production logs, traceability system
Initial Packing
traceability lot code, product description, packed quantity, unit of measure, initial packing date, packing location, harvest details, cooling details if applicable, reference document
ERP, packing records, WMS, production records, traceability system
First Land-Based Receiver
traceability lot code, species or market name, product description if packaged, quantity and unit of measure, harvest date range, harvest locations, landing date, receiver location, reference document
landing records, seafood receiving logs, vessel records, ERP, WMS, traceability system
Shipping
traceability lot code, product description, quantity and unit of measure, ship-from location, recipient location, shipping date, traceability lot code source, shipment reference
ERP, WMS, ASN workflow, TMS, EDI platform
Receiving
traceability lot code, product description, quantity and unit of measure, previous source, receiving location, receiving date, traceability lot code source, receiving reference
ERP, WMS, receiving logs, EDI platform
Transformation
input lot, output lot, new traceability lot code, product description, quantity and unit of measure, transformation date, transformation location, production reference
ERP, MES, production records, batch records, traceability system
FDA’s eksempel på et sorterbart regneark til hændelsesbaserede sporbarhedsdata understøtter netop denne tilgang ved at organisere registreringer efter CTE.
Sådan struktureres data til FDA’s elektroniske, sorterbare regneark
Virksomheder skal kunne stille de registreringer, som FSMA 204 kræver, til rådighed i et elektronisk og sorterbart regnearksformat.
Det betyder, at de underliggende data skal være struktureret, så de kan eksporteres efter hændelse med ensartede feltnavne, korrekte dato- og tidsstempler, præcise lot-id’er samt valide kilde- og destinationsoplysninger. Samtidig skal registreringerne være tilstrækkeligt forbundet til at understøtte fuld sporbarhed.
I praksis er det de samme data, der allerede skal være afstemt på tværs af ERP-systemer, lagerstyring (WMS) og samarbejdspartnere. Det arbejde skal være på plads, før virksomheden overhovedet kan eksportere en fil til FDA.
Hvor fødevarevirksomheder typisk har udfordringer med KDE-registrering
De fleste fødevarevirksomheder forstår sporbarhed som koncept. Udfordringen ligger i at indsamle og vedligeholde data i den daglige drift, efterhånden som produkter bevæger sig gennem produktion, lager og distribution.
Dataproblemer opstår især ved transformation, forsendelse og modtagelse, hvor produkter ændrer identitet, mængde eller placering. Samtidig er sporbarhedsdata ofte spredt på tværs af ERP-systemer, WMS, 3PL-partnere og transportdata.
Dataene findes som regel allerede, men de er ofte vanskelige at samle og rapportere på grund af inkonsistente registreringer mellem systemerne.
Sådan hænger KDE’er, CTE’er og distributionsnetværk sammen
Da KDE’er typisk er spredt på tværs af mange applikationer, som nævnt ovenfor, fungerer ERP-systemet, Enterprise Resource Planning, som det centrale knudepunkt for dataene og indeholder både ordreoplysninger samt produkt- og lotdata.
WMS-systemet, Warehouse Management System, rummer oplysninger relateret til håndtering, pluk og forsendelsesaktiviteter på lageret samt data om modtagelse, opbevaring og lagerplacering. 3PL-portalen vil også indeholde modtagelses- og opfyldelsesdetaljer, som kunden ser dem.
De forskellige KDE-workflows, der sendes ud som en del af organisationens EDI-processer, vil omfatte data relateret til forsendelser og ASN’er samt tilhørende data modtaget fra handelspartnere. I sidste ende er det forbindelsen mellem alle disse systemer og workflows, der påvirker organisationens parathed til at opfylde kravene i FSMA 204 Food Traceability Rule.
Forsendelses-KDE’er, der indtastes manuelt fra system til system, ser altid ud til at introducere fejl. Det går ikke så hurtigt, som vi ønsker, at matche en ASN med en lagermodtagelse i rapporteringsværktøjet. 3PL-bekræftelserne bliver bogført uden for kerneprocessen, hvilket gør det sværere hurtigt at gennemføre en sporbarhedsgennemgang. Vi vil sikre, at de korrekte KDE’er automatisk flyttes mellem systemer og mellem vores virksomhed og vores 3PL-partnere, og at KDE-registreringen forbliver korrekt gennem hele processen.
Hvad bedre KDE-registrering hjælper med at forhindre
Stærk KDE-registrering kan hjælpe med at reducere virksomhedens risiko for manglende compliance. Bedre KDE-processer kan i høj grad hjælpe med at forhindre almindelige problemer som ufuldstændige eller manglende sporbarhedsregistreringer, langsommere respons ved tilbagekaldelser, varierende lottildeling, forsendelser baseret på forkerte data og forsinket adgang til relevante registreringer, der er spredt på tværs af forskellige organisationer.
FDA har udtalt, at et af formålene med den nye regel er at muliggøre hurtigere identifikation og fjernelse fra markedet af potentielt kontaminerede fødevarer. Bedre KDE-processer vil også reducere mængden af manuel undersøgelse og behandling, der skal finde sted, hvis noget går galt.
Integrér og del KDE-relaterede data mellem systemer og partnere med TrueCommerce
Oprettelse af registreringer baseret på KDE’er (Key Data Elements) og CTE’er (Critical Tracking Events) er afgørende for at overholde FSMA 204-kravene. En CTE definerer, hvornår der skal oprettes en registrering, mens en KDE beskriver de datafelter, der skal indgå i registreringen for den pågældende hændelse.
For virksomheder, der producerer, distribuerer eller handler med fødevarer på det amerikanske marked, kræver FSMA 204, at relevante hændelser identificeres, nødvendige datafelter kortlægges, systemer integreres, og at sporbarhedsdata kan stilles til rådighed i et elektronisk og søgbart format.
TrueCommerce EDI understøtter disse krav ved at forbinde ERP-, WMS-, 3PL- og handelspartnersystemer og automatisere udvekslingen af kritiske sporbarhedsdata. Det reducerer manuelt arbejde og giver bedre nøjagtighed, synlighed og tilgængelighed af FSMA 204-registreringer på tværs af forsyningskæden.
Vil du gøre udvekslingen af FSMA 204-data mere effektiv på tværs af din forsyningskæde? Book en demo med TrueCommerce, og se, hvordan vores EDI-platform kan forbinde dine systemer, automatisere deling af sporbarhedsdata og understøtte mere effektive compliance-processer.