Optimering av affärsprocesser med EDI

EDI står för Electronic Data Interchange och innebär att två eller flera företag elektroniskt utbyter dokument med varandra – från dator till dator.

Med EDI kan ditt företags affärssystem kommunicera med dina handelspartners affärssystem så att dokument som order, fraktsedlar, fakturor och andra affärsdokument enkelt, snabbt och säkert kan utbytas digitalt. Tidigare kunde dokumentutbytet ta längre tid eftersom dokumenten behövde skickas manuellt, men med elektronisk dokumentutbyte (EDI) kan dokument utbytas på bråkdelen av en sekund.

Hur fungerar det?

EDI är en lösning som integreras med ditt företags ERP- och bokföringssystem.

Med den integrerade EDI-lösningen kan ditt företag anslutas till exempelvis kunder och/eller leverantörer och skicka dokument i de specifika format som varje handelspartner vill ta emot i. När dokumenten utbyts säkerställer EDI-lösningen att data i dokumenten valideras enligt företagets affärsregler. Om det exempelvis uppstår fel i data eller i placeringen av data i själva dokumentet i förhållande till de ställda affärsreglerna, kommer överföringen att stoppas. På så sätt undviks felaktigheter.

Vilka är fördelarna?

Genom att använda EDI i dina affärsprocesser uppnår du optimering och effektivisering av arbetsflöden, eftersom de administrativa processerna som du tidigare var van vid kan elimineras delvis eller helt.

Eftersom dokumentutbytet är elektroniskt behövs inte längre fysiska pappersdokument eller PDF-filer. Det finns därför ingen manuell inmatning av information från affärsdokument som till exempel PDF-filer till ERP-systemet.

Fördelarna med elektroniskt dokumentutbyte jämfört med pappersdokument:

• Du behöver inte spendera pengar på papper och kuvert.
• Det är inte nödvändigt att underhålla skannrar, skrivare eller köpa bläckpatroner.
• Du behöver inte hitta en säker plats för förvaring av fysiska dokument.
• Du behöver inte oroa dig för om dokument har gått förlorade någonstans.
• Du behöver inte längre betala portokostnader.

Fördelarna med EDI-integration i dina arbetsprocesser:

• Du får ett förstärkt samarbete med dina handelspartners (kunder och leverantörer).
• Du frigör tid att fokusera på andra viktiga områden i företaget.
• Systemet läser av och verifierar data i dokument, vilket leder till färre fel i arbetsprocesserna.
• Mindre behov av manuella arbetsflöden eftersom dokumentutbytet automatiseras.

Vilka företag behöver en EDI-lösning?

Generellt sett används EDI inom de flesta branscher och är särskilt utbrett bland detaljhandels- och tillverkningsföretag, grossister och offentliga företag där en stor del av dokumentutbytet är tidskritiskt. Den kritiska delen är att det är avgörande att bland annat order tas emot i tid och att data är korrekta och överensstämmer med företagets affärsregler. Idag ställs oftast krav från större företag på att deras återförsäljare och leverantörer är anslutna till EDI.

Inom den offentliga sektorn är EDI ett krav, och där används branschspecifika EDI-format för dokumentutbyte.

Vill du lära dig mer om hur EDI kan gynna ditt företag?

Ladda ner vår vitbok här.