Vänta inte med att implementera EDI

Oavsett om du är chef för försörjningskedjan, försäljningschef, IT-chef, finanschef eller någon annan beslutsfattare så har du många projekt att ta ställning till. Dessutom är de flesta projekten kostsamma och tar mycket tid och kraft i anspråk.

När företaget ska besluta om när och hur det ska implementera eller migrera till ett nytt CRM-, WMS-, ERP- eller annat programvarusystem är det lätt att mindre add-on-projekt skjuts upp. Det är logiskt. Du vill fokusera helt på de projekt som kräver mest arbete internt, som innebär de största initiala investeringarna och som involverar flest rörliga delar.

Men vad du kanske inte vet är att du kan göra både och. Du kan prioritera storskaliga implementeringar och migreringar utan att göra avkall på fördelarna med add-on-programvara som EDI (Electronic Data Interchange). Du kan implementera lösningarna före, under eller efter dina mer komplexa projekt. Och om du väljer en lösning med rätt funktioner och tjänster kan du göra det utan att ditt team får för mycket att göra.

Nackdelarna med att skjuta upp implementeringen av add-ons

Låt oss anta att du avvaktar med att implementera EDI eftersom du redan investerar stort i andra projekt och vill minska kostnaderna. Men om du hanterar dina order manuellt eller har en undermålig EDI-lösning kan du ändå förlora pengar trots att du försöker spara dem. Om dokumentutbytet i försörjningskedjan är ineffektivt kan ni drabbas av stora kostnader, såsom:

• Högre personalkostnader för att hantera programvara och transaktionsflöden.
• Återkrav från återförsäljare på grund av felaktiga eller inte tidsenliga transaktioner, samt sena eller ofullständiga leveranser.
• Lägre leverantörspoäng som stoppar partners från att utöka sina inköp från ditt företag.
• Försäljningstapp till konkurrenter som kan reagera snabbare på förändrad efterfrågan på marknaden.

Att komma igång ger ditt företag fördelar

”Tjänsten är inte bara mer effektiv än vår tidigare in-house-lösning, den har också en betydligt mer kontrollerbar kostnad.”

Att undvika kostnader är ett bra incitament till att göra förändringar. Men det finns ytterligare fördelar att uppnå för både försörjningskedjan och lönsamheten genom att implementera add-ons redan nu. Även om dina större projekt fortfarande är under utveckling eller på gång men med ett avlägset lanseringsdatum, kan implementering av lösningar som EDI ha en betydande inverkan.

Det kanske hetaste ämnet på marknaden just nu är försörjningskedjans motståndskraft. För att skapa en mer motståndskraftig försörjningskedja krävs bland annat insyn i realtid för att identifiera potentiella problem och kunna reagera snabbt. Med rätt EDI-lösning kan ditt företag uppnå dessa mål.

Ett företag som ville förbättra sin synlighet och flexibilitet var G&J Greenall, en ledande gin- och vodkadestillatör i Storbritannien. Företaget hade visserligen en EDI-lösning på plats, men deras on-premises-system saknade säkerhetskopiering av data, spårning av transaktioner och loggar. Detta gjorde det svårt att hämta dokument för att granska eller göra ändringar, vilket i sin tur gjorde det svårt att reagera på problem i försörjningskedjan i realtid.

Genom att byta till en molnbaserad EDI-lösning med hanterade tjänster kan G&J Greenall nu se alla meddelanden inom hela försörjningskedjan. Fel flaggas automatiskt och åtgärdas innan transaktionerna når företagets handelspartners. Det gör att varumärket blir en mer tillförlitlig och företaget till en stabil leverantör, samt säkerställer större flexibilitet för att hantera förändrade marknadsvillkor.

G&J Greenalls IS Manager, Pete Revill, sammanfattar det så här: ”Tjänsten är inte bara mer effektiv än vår tidigare in-house-lösning, den har också en betydligt mer kontrollerbar kostnad. Vi har nu fullständig insyn i alla våra EDI-överföringar.”

Så får ni både programvara och add-ons!

Istället för att EDI och andra add-ons blir en extra kostnad eller börda kan de bli en konkurrensfördel, samtidigt som andra projekt fortfarande pågår. Det kan uppnås genom att vara noggrann vid valet av leverantör och lansera lösningen omgående för att maximera avkastningen på investeringen.

Vad är den bästa EDI-lösningen? Vi har listat några saker att prioritera:

• Molnbaserad arkitektur: Genom att välja en molnbaserad EDI-lösning kan ni öka er avkastning på investeringen genom att minimera underhållet och maximera skalbarheten i alla kanaler. Molnbaserade lösningar får också uppdateringar och nya funktioner regelbundet. Utan dessa kan det sluta med att ni måste byta ut ert system förr snarare än senare.
• Hanterad tjänst: I dagsläget kanske ni hanterar processer som EDI internt, antingen manuellt eller genom att ha en egenutvecklad eller lokal lösning. När ni implementerar EDI med hjälp av en partner som tillhandahåller hanterade tjänster kan ni avlasta ert team från den dagliga arbetsbördan. Då kan de fokusera mer större projekt, utan att effektiviteten i försörjningskedjan försämras.
• Beprövad metod: Om ni hanterar flera projekt samtidigt kan ni välja en leverantör med en dokumenterad implementeringsprocess för att minska stressen och hålla alla på rätt spår. Implementeringsprocessen bör också omfatta utbildning. Det förbereder teamet och gör att de kan känna sig trygga med att använda EDI-lösningen, och det blir mindre att lära sig när det nya affärssystemet väl tas i drift.
• Plug-and-Play-design: Om ni slutför implementeringen av EDI innan ni lanserar ert nya WMS- eller ERP-system bör ni säkerställa att den EDI-lösning ni väljer kan integreras och migreras från ett system till ett annat, utan att ni behöver konfigurera om era befintliga anslutningar med handelspartners och EDI-mappningar helt och hållet.

Självklart erbjuder TrueCommerce alla dessa kritiska framgångsfaktorer. Med över 25 år i branschen har vi utvecklat banbrytande EDI-integrationer med ledande affärssystem som Microsoft Dynamics, NetSuite och SAP. Vi erbjuder också globala anslutningsmöjligheter genom vårt nätverk med över 180 000 handelspartners.

Om ni har skjutit upp implementeringen av en ny EDI-lösning på grund av andra projekt är det dags att börja nu, och få den avkastning på investeringen som företaget förtjänar. Kom igång direkt genom att fylla i vårt kontaktformulär.