Kundberättelse: A. Espersen A/S

Hur EDI och digitalisering blev en del av den framtida affärsstrategin

Köpenhamn, juni 2023. A. Espersen är världsledande inom framställning av fiskprodukter som de levererar till McDonald’s i hela Europa.

Espersen grundades på Bornholm 1937. Sedan dess har mycket hänt och idag sysselsätter A. Espersen cirka 3 000 personer på sina produktionsanläggningar i Danmark, Litauen, Vietnam och Polen, där deras största fabrik ligger liksom på företagets kontor i Danmark, Storbritannien, Frankrike, Tyskland och Sverige.

A. Espersen omsätter cirka 2,7 miljarder danska kronor per år och inte mindre än 70 tusen ton fisk förädlas i företagets fabriker varje år. Som ERP-system använder företaget InforM3 och i det har man integrerat TrueCommerces EDI-lösning.

A. Espersen utbyter cirka 1 200 EDI-dokument i månaden (däribland beställningar, fakturor och transportdokument) med företagets 24 handelspartners som omfattar leverantörer och kunder i mer än åtta olika länder. En verksamhet av denna storlek kräver en effektiv och skalbar process för handel.

”Det är här EDI blir lite spännande för oss, eftersom vi ser det som en möjlighet att eliminera en del komplexitet och samtidigt minimera och optimera våra resurser framöver.”

René Nielsen
Head of Group IT & PMO, A. Espersen A/S

Digitalisering som framtidssäker affärsstrategi

När man är ett stort tillverkningsföretag med flera fabriker och en betydande export blir stigande inflation och högre energipriser kännbart. Den här utvecklingen på marknaden är en av anledningarna till att A. Espersen har valt att göra EDI till en del av sin framtida affärsstrategi. René Nielsen, chef för Group IT & PMO på A.Espersen A/S, berättar:

Som en del av företagets nya digitaliseringsstrategi påbörjade A. Espersen utrullningen av ett stort ERP-projekt och uppgraderade till Infor M3 Cloud. En del av detta projekt omfattade EDI.

Drivkraften bakom EDI-projektet var behovet av att minska den manuella arbetsbelastningen med hjälp av automatiserade processer. René Nielsen säger: ”Vi har framförallt stor nytta av den automatiserade orderhanteringen. När jag tittar på vår verksamhet är det vid ordermottagandet vi kan spara mest tid.”

A. Espersen har ambitionen att 75 % av de beställningar, fakturor och transportdokument de utbyter med sina kunder, leverantörer och logistikpartners ska skickas via EDI.

En av de stora fördelarna som René Nielsen pekar på är att företaget kan spara mycket tid och resurser som kan användas bättre på annat håll i verksamheten istället för att läggas på manuellt inmatningsarbete.

Värdet av outsourcing

A. Espersen har valt att outsourca sin EDI till TrueCommerce då de inte ser EDI som ett kärnområde för företagets interna IT-avdelning.

”Vi har valt TrueCommerce som vår strategiska partner för att hjälpa oss på denna resa. Vi har ett väldigt bra samarbete med TrueCommerce och de har varit mycket flexibla, säger René Nielsen.

Genom att outsourca sin EDI frigör A.Espersen tid för medarbetarna som de kan använda för att lägga fokus på andra prioriterade områden på företaget.

Det område som företaget prioriterar främst är att effektivisera verksamheten och i slutändan ge intäkter och resultat ett lyft. För att uppnå detta behöver man stärka sin relation med både kunder och leverantörer, och det är just här EDI spelar en viktig roll. René Nielsen pekar till exempel på hur EDI har förbättrat företagets kundservice.

”Vi ser massor av möjligheter när det gäller hur EDI kan hjälpa oss att nå våra mål inom effektivitet och digitalisering. Och vi har bara börjat. Att förbereda sig kräver arbete och resurser, men när du börjar arbeta med din EDI är det verkligen värt investeringen.”

René Nielsen
Head of Group IT & PMO, A. Espersen A/S

Data är nyckeln till framgång

Som ett viktigt första steg i EDI-strategin fick A. Espersen klargöra vilka utmaningar de ville att EDI skulle lösa åt dem och vilka data de önskade utbyta.

René Nielsen påpekar: ”Man måste komma ihåg att man inte bara utbyter vissa data i tabeller och fält – i slutändan handlar det om fysiska varor som ska flyttas från en plats till en annan. Så det är viktigt att alla data är korrekta.”

Det är därför viktigt att förstå komplexiteten i de data som ska utbytas, samt vilka konsekvenser felaktiga data kan få i form av uteblivna eller felaktiga leveranser. Därför har en stor del av förberedelserna inför EDI-implementeringen bestått av att säkerställa och definiera nödvändiga data. När väl detta moment är avklarat, kan man uppnå betydande vinster med EDI.

Goda råd om ett effektivt digitaliseringsprojekt

Dokumenterade processer

A. Espersen valde att dokumentera sina processer och tydliggöra sina behov när det gällde data. Denna övning gav dem en bättre förståelse för vad syftet med EDI:er är för just deras verksamhet. På så sätt blir det också lättare att utbilda nya medarbetare eller skapa nya kunder om alla i organisationen har kunskap om samma processer.

”När EDI fungerar ägnar vi ingen tid åt det. Vi kan se att övervakningen är avsevärt mindre betungande för vår IT-avdelning, vi har eliminerat mycket manuellt arbete och datakvaliteten har ökat.”

René Nielsen
Head of Group IT & PMO, A. Espersen A/S