Kundberättelse: ILVA

Supplier onboarding – ILVA:s framgångar med digitalisering, däribland initiativ för att effektivisera samarbetet med möbelföretagets mindre leverantörer

Köpenhamn, februari 2023. ILVA är ett välkänt danskt varumärke inom möbler och heminredning, och deras varuhus erbjuder ett stort utbud av soffor, matbord, stolar och trädgårdsmöbler samt heminredningsaccessoarer. Det hela började för mer än 60 år sedan, när Jørgen Linde öppnade butiken JL Møbler i Vanløse. 1977 bytte butiken namn till ILVA och antalet butiker ökade vartefter. 2019 förenades ILVA och IDEmøbler under namnet ILVA.

Idag har ILVA 42 varuhus runtom i Danmark och åtta utomlands. Företaget har 900 anställda och omsätter 1,7 miljarder danska kronor per år. ILVA är ett stort företag som varje dag skickar och tar emot ett stort antal affärsdokument. Med runt 25 leverantörer i mer än sex olika länder utbytte ILVA mer än 5 000 EDI-dokument i månaden (inklusive beställningar, orderbekräftelser och fakturor).

ILVA ville strömlinjeforma och effektivisera denna process och bestämde sig därför för att undersöka åtgärder som skulle kunna minska deras manuella affärsprocesser.

Utgångspunkten för projektet

I samband med sammanslagningen av IDEmøbler och ILVA valde det ILVA att uppgradera sitt affärssystem till Microsoft Dynamics AX. Samtidigt ville man även strömlinjeforma och effektivisera sin data.

ILVA hade 125 000 årliga inköpslinjer och 220 leverantörer. ILVA utbytte EDI med 25 av dessa leverantörer och med resterande 195 leverantörer utbytte man affärsdokument med via både e-post och PDF.

Det innebar mycket administrativt arbete för ILVA och man hade sex heltidsanställda som ägnade sig åt administration. Arbetet handlade om att uppdatera leveransinformation i ILVA:s affärssystem och följa upp saknad leveransinformation från leverantörer.

ILVA ville gärna eliminera de tunga manuella processerna. För att uppnå detta valde de att bygga ut sin EDI-lösning och outsourca all sin EDI till TrueCommerce.

Krav på deras edi

Det var viktigt för ILVA att deras EDI-lösning innehåll onboarding av alla deras leverantörer. Samtidigt skulle det vara en lösning som ställde minimala krav på utvecklingsresurser internt inom ILVA.

ILVA har många leverantörer som levererar ett mindre antal specifika varor till dem och som inte använder EDI. Dessutom har ILVA även många stora leverantörer som är anslutna till EDI.

Därför var det avgörande för ILVA att den EDI-lösning man valde skulle kunna hantera och stödja alla företagets kunder – oavsett storlek och oavsett om de använde EDI eller inte.

Supplier onboarding och ilvas leverantörsportal

ILVA grep sig an projektet med en vision om att man skulle samla alla sina leverantörer på en och samma plattform, så att ILVA bara skulle behöva ett underhåll, en administration och en support. En av prioriteringarna här var att det inte skulle vara för krävande och svårt för leverantörerna.

Samtidigt fick det inte kräva för mycket av ILVA internt heller. Därför skulle lösningen innehålla ett onboardingprogram som gör det enkelt för ILVA att onboarda leverantörer.

Som en del av företagets supplier onboarding har ILVA fått en portallösning till de av leverantörerna som inte är anslutna till EDI. Den här portalen använder man för mindre leverantörer eller för att onboarda nya leverantörer på bara några dagar.

ILVA har nu en onboardinglösning för sina leverantörer. När ILVA får en ny leverantör skickar de en ”one-pager”, som används i samband med deras standardavtal. När avtalet är undertecknat fyller leverantören i en rad uppgifter, som därefter vidarebefordras till TrueCommerce. Därefter onboardar TrueCommerce leverantören och inom kort är de redo att utbyta EDI med ILVA.

”Det har visat sig vara smidigt, i så måtto att vi inte behöver lägga resurser på att utveckla en lösning. Därför krävs det fortfarande administration, men långt ifrån i samma omfattning som tidigare.

Kim Nisted, Purchasing Manager, ILVA A/S

Ilva frigör resurser för andra viktiga affärsområden

Efter två år har ILVA gått i mål med företagets supplier onboarding och onboardat fler än 220 leverantörer. Alla deras leverantörer skickar och tar nu emot affärsdokument via EDI, och därmed behöver ILVA inte längre ta emot beställningar via en blandning av EDI, e-post och PDF.

ILVA’s 125 000 inköpsorderrader hanteras numera av två heltidsanställda som ägnar hälften av sin arbetstid åt andra uppgifter. Sammantaget har ILVA upplevt en minskning av antalet arbetstimmar med över 80 %. De har därmed frigjort massor av interna resurser som nu kan användas till andra viktiga IT-prioriteringar.

Förutom att uppnå en stor arbetstidsförkortning har ILVA även förbättrat datakvaliteten. Kim Nisted, inköpschef på ILVA, säger: ”Det är svårt att kvantifiera datakvaliteten, men det råder ingen tvekan om att datakvaliteten har ökat då vi och våra leverantörer inte längre behöver lägga in data manuellt, för det är där som risken för misstag är som störst.”

Även om ILVA har outsourcat och automatiserat större delen av sin EDI, är transparens i affärsprocesserna fortfarande viktigt för dem. ILVA vill gärna kunna se om det förekommer avvikelser i leveranstiden från leverantörerna. Om en produktleverans är försenad måste ILVA hitta alternativ så att kunderna fortfarande får sina varor.

Goda råd från ilva

Under supplier onboarding-projektet har ILVA fått rikliga erfarenheter av att driva ett större IT-projekt tillsammans med företagets många leverantörer.

Vi har samlat de viktigaste av ILVA:s erfarenheter här, så att du kan lära dig mer inför ditt nästa IT-projekt.

Kommunikation med leverantörerna

När du ska onboarda en leverantör är det olika avdelningar hos leverantören som ska ingå i projektet. När ILVA startade sitt projekt kommunicerade de separat med de olika avdelningarna hos leverantörerna. Här handlade det till exempel om de kommersiella, operativa och tekniska avdelningarna. Detta resulterade i en längre process med många utmaningar.

ILVA valde därför att kommunicera med alla avdelningar hos leverantörerna från början av onboardingen.

Här säger Kim Nisted följande: ”Det har visat sig vara en bra investering tidsmässigt, eftersom alla har informerats om vad som väntar och vem som ansvarar för vad. Snittytorna är inte alltid 100 procent likadana, men den här metoden har bidragit till att påskynda processen.”

Valet av format gav både för- och nackdelar

För att underlätta onboardingen maximalt för leverantörerna valde ILVA att stödja alla de olika format som deras leverantörer ville använda.

Inledningsvis säkerställde detta en snabb och smidig övergång och minsta möjliga förändring av processerna hos leverantörerna. Det har fungerat bra för ILVA och man har nu en bred portfölj av leverantörer i olika format.

Det finns dock vissa format som inte kommer att stödjas av EDI i framtiden, varför en del av ILVA:s leverantörer måste onboardas igen. Detta hade gått att undvika med ett mer stringent urval av format som EDI-lösningen skulle stödja.