Svensk Cater

Svensk Cater effektiviserar verksamheten med EDI från TrueCommerce

Köpenhamn, maj 2023. Svensk Cater är en av de ledande restauranggrossisterna i Sverige. De levererar mat, dryck och nonfood-produkter till både stora och små företag i hela Sverige.

Svensk Cater har 16 lokala lager fördelade över hela Sverige. Kunderna finns både inom den offentliga och privata sektorn, och Svensk Cater upplever därför olika typer av krav och önskemål från sina kunder. I den här framgångsberättelsen kan du läsa om hur Svensk Cater har upplevt EDI som en metod för att effektivisera sina arbetsflöden och uppfylla kundernas krav.

En önskan om att effektivisera och optimera arbetsprocesser

Svensk Cater ville optimera sin affärsverksamhet och gå bort från manuella arbetsprocesser. För att uppnå detta satsade de på digitalisering, där en del av projektet bestod av att hitta en EDI-leverantör som kunde hantera deras EDI så att de kunde fokusera på sin kärnverksamhet.

Björn Wallin, IT-chef på Svensk Cater, berättar att IT-avdelningen har en central roll när det kommer till att stödja verksamheten och göra den mer effektiv och optimerad.

På IT-avdelningen har de drivit flera projekt för att effektivisera det administrativa arbetet, bland annat genom att optimera ekonomiavdelningens hantering av fakturor och utlägg.

Innan Svensk Cater valde TrueCommerce som sin EDI-leverantör skrev de ut alla fakturor och matade in dem manuellt i sitt system. Det var en tidskrävande process som de ville automatisera. Med TrueCommerce hjälp kunde de uppnå detta genom att automatisera processen för att ta emot fakturor.

EDI som standard

Det första steget för Svensk Cater var att automatisera processen för att ta emot fakturor med EDI. Nästa steg blir att integrera så många leverantörer och kunder som möjligt i EDI-lösningen.

Enligt Björn Wallin är EDI framtiden för business-to-business: ”Kunderna vill ha integration i realtid, tillgång till de senaste katalogerna, omgående svar på order och möjligheten att kontrollera lagerstatus live. EDI handlar alltså inte bara om att avveckla gamla arbetsflöden och automatisera processer, utan också om att ge kunderna en bättre upplevelse.”

Svensk Cater har många kunder som vill gå över till EDI, och de var därför tvungna att identifiera vilka standarder de behövde kunna stödja.

En av standarderna var PEPPOL. Många länder och regioner förväntar sig att dokument ska utbytas via infrastrukturen PEPPOL.

Enligt Björn Wallin är en av de största fördelarna med EDI att det är kostnadseffektivt. ”Det är mer kostnadseffektivt att ha en standardiserad kommunikationsväg istället för att behöva kolla sin inkorg efter fakturor från olika företag.”

EDI har också den fördelen att det är en nödvändighet inför framtiden. EDI och PEPPOL förväntas bli standard för kommunikation i Sverige. ”Vi måste ha EDI för annars kan vi inte konkurrera eller sälja våra varor”, säger Björn Wallin.

Varför PEPPOL?

I Sverige blir PEPPOL allt viktigare i takt med att allt fler offentliga organisationer och privata företag inför det som en standard för elektronisk upphandling.

Om ett svenskt företag vill samarbeta med den offentliga sektorn måste de använda PEPPOL för att utbyta elektroniska upphandlingsdokument som order, fakturor och andra relaterade dokument. Den svenska regeringen har nämligen gjort det obligatoriskt för organisationer inom den offentliga sektorn att använda PEPPOL för elektroniska upphandlingsprocesser.

Dessutom har flera privata företag i Sverige också börjat använda PEPPOL som standard för elektroniska upphandlingsprocesser. Genom att använda PEPPOL kan företag effektivisera sina upphandlingsprocesser och minska den administrativa bördan.

Outsourcing

Enligt Björn Wallin är EDI en avgörande faktor för ett företag. ”EDI är en specialiserad funktion, men du behöver någon som är expert på området och som håller koll på vilka standarder som gäller, säkerhetsfrågor m.m.”, säger Björn Wallin.

Därför valde Svensk Cater att outsourca sin EDI till TrueCommerce och få en helt hanterad EDI-tjänst. En helt hanterad EDI-tjänst innebär att företaget överlåter all drift, underhåll och övervakning av EDI-lösningen till ett företag som är specialiserat på EDI. I detta fall TrueCommerce.

Digitalisering i framtiden

Framöver planerar Svensk Cater att uppgradera från sitt nuvarande ERP-system till Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC). TrueCommerce kan integreras med ERP-systemet, vilket säkerställer att företaget kan fortsätta att använda de nya processerna.

Digitaliseringsresan för Svensk Cater har precis börjat och de står inför många intressanta projekt. På TrueCommerce ser vi fram emot att fortsätta samarbetet med Svensk Cater för att driva deras digitalisering framåt och kontinuerligt förbättra deras metoder för handel med kunder och leverantörer.