Bra råd om digitalisering och EDI

Q3_23_SE_Blog_Images_15.6.23

juni 15, 2023

Står ditt företag inför ett stort digitaliseringsprojekt?

Världen har gått in i en digital era, och det finns många fördelar med att undersöka hur man kan digitalisera sin verksamhet. Många företag väljer att implementera EDI eftersom en EDI-lösning kan automatisera och effektivisera företagets handel med kunder och leverantörer.

Vi är alltid intresserade av att få ny kunskap och erfarenheter, så vi har frågat ett antal av våra kunder vilka råd de skulle ge till andra företag som står inför ett digitaliseringsprojekt med EDI.

Vi har sammanställt några av de viktigaste poängerna nedan, där du kan få mer kunskap om de erfarenheter som andra företag har gjort när de har haft ett stort IT-projekt i samband med EDI.

Kommunikation med kunder och leverantörer

När ett företag väljer att investera i EDI involveras inte bara företaget självt i projektet, utan också företagets handelspartners. Därför är det viktigt att kommunicera med sina kunder och leverantörer både före, under och efter EDI-implementeringen. Genom att använda EDI kan företaget förbättra sin effektivitet och automatisera många av sina affärsprocesser, vilket kan leda till en smidigare och mer effektiv handel med andra företag.

När man ska börja ansluta kunder och leverantörer finns det oftast olika avdelningar hos leverantören och kunden som måste vara med i projektet. En erfarenhet från tidigare implementeringsprojekt är att processen gick snabbare för företagen när de kommunicerade med de olika avdelningarna hos de enskilda kunderna och leverantörerna samtidigt. Det kan också vara fördelaktigt att kommunicera med alla avdelningar redan från början av anslutningen, eftersom de olika avdelningarna vanligtvis kommer att ha olika behov och uppgifter under denna del av processen och framåt.

Data är nyckeln

Det är viktigt att förstå komplexiteten hos de data som ska utbytas med dina handelspartners. Det handlar inte bara om datautbyte, utan i själva verket handlar det om fysiska produkter som måste flyttas från en plats till en annan. Därför kan felaktiga eller ofullständiga data också få stora konsekvenser i form av uteblivna eller felaktiga leveranser.

EDI-system är beroende av korrekta och enhetliga data för att fungera effektivt. Om data är inkorrekta, ofullständiga eller inkonsekventa kan detta leda till fel och förseningar i EDI-processen.

Därför rekommenderar företagen att man börjar med att säkerställa och definiera de nödvändiga data för EDI-implementeringen. När man har koll på sina data och har dem på plats upplever företagen att de får störst nytta av sin EDI-lösning. När detta arbete är klart kan betydande fördelar uppnås med EDI.

Företagen säger också att det är viktigt att basera sina beslut på data istället för antaganden och magkänsla. När man har definierat sina viktigaste stamdata kan man säkerställa att det också är dessa data som skickas korrekt till EDI-plattformen. Samtidigt är det också en bra idé att börja strukturera sina stamdata i sitt ERP-system eftersom det redan finns en del data att hitta där.

För att undvika problem med datakvalitet är det viktigt att ha koll på sina data och se till att de är enhetliga, korrekta och uppfyller relevanta krav innan man börjar implementera EDI. Detta kan bidra till att säkerställa en effektiv och pålitlig EDI-process samt minimera risken för fel och förseningar.

Formulera standarder

Ett ord som återkommer när vi pratar med våra kunder om deras implementeringsprocess är standarder. Och det är mycket meningsfullt att standarder spelar en så stor roll när företag står inför ett EDI-projekt. Standarder hjälper till att säkerställa att kommunikationen mellan olika system är enhetlig och strukturerad och att det inte uppstår fel eller missförstånd.

Det finns flera standarder inom EDI, inklusive EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS och XML. Det är viktigt att välja en standard som passar företagets behov och specifikationer och som också används allmänt inom branschen.

Att ha standarder på plats kan bidra till att minimera risken för fel och förbättra effektiviteten och tillförlitligheten i EDI-kommunikationen, vilket kan leda till besparingar samt förbättrad kundnöjdhet och samarbete med leverantörer.

Datasheets

Guide till EDIFACT-transaktioner

När man handlar med sina handelspartners sker en kontinuerlig utväxling av olika typer av meddelanden mellan leverantörer, producenter, kunder och…
Läs mer

Outsourcing

Många av våra kunder väljer att outsourca sin EDI helt eller delvis. Anledningen till detta är att de inte vill använda interna resurser för att hantera sin EDI. En av de största fördelarna som våra kunder upplever med att outsourca sin EDI-lösning är att de sparar mycket arbetstid. Hela processen automatiseras, effektiviseras och övervakas av TrueCommerce. Vi övervakar din lösning så att du kan lita på att dina dokument når mottagaren säkert och i rätt tid. TrueCommerce hanterar eventuella fel åt dig – ofta utan att du ens märker dem.

En annan anledning till att många väljer att outsourca sin EDI-lösning är att de inte är experter på området. Genom att outsourca sin lösning slipper de behöva hålla sig uppdaterade om avancerad teknologi och det senaste inom EDI. När du outsourcar din EDI-lösning till TrueCommerce är det experter som ansvarar för att driva, underhålla och övervaka lösningen. EDI är vår kärnverksamhet. Därför fokuserar vi på våra kunders EDI så att de kan fokusera på andra viktiga IT-projekt och sin kärnverksamhet.

Därför kan det vara en bra idé att överväga hur många interna resurser man är villig att använda för EDI. Om man inte har eller vill använda interna resurser för EDI kan det vara fördelaktigt att titta på de olika möjligheterna att outsourca sin EDI. Hos TrueCommerce har vi utvecklat vår EDI Managed Service med tre olika nivåer av outsourcing. På så sätt kan du välja den nivå som passar din verksamhet bäst.

Var ska man börja?

När man ska börja utbyta EDI med kunder och leverantörer kan det vara svårt att veta var man ska börja. Det finns inget generellt svar på var det är bäst att börja för just ditt företag eftersom det varierar från företag till företag.

Många företag upplever att EDI är ett krav från deras kunder, vilket är anledningen till att de väljer att börja med just dem.

Det finns flera faktorer som kan spela in när man bestämmer var man ska börja sin onboarding. En av dem kan vara att titta på vilka av dina kunder eller leverantörer som är så nära standarden som möjligt och som samtidigt är redo att utbyta via EDI.

Det handlar om en avvägning där man bedömer var det är lättast att börja och där det samtidigt finns störst fördelar med att utbyta via EDI. Om man är osäker på detta kan man alltid be sin EDI-leverantör om råd. Hos TrueCommerce har vi över 30 års erfarenhet av EDI-projekt, så vi kan hjälpa våra kunder att planera och genomföra övergången till EDI på bästa möjliga sätt.

Att digitalisera ett företag och implementera EDI kan ha en stor inverkan på företagets effektivitet, produktivitet och konkurrenskraft. Det är viktigt att ta sig tid att undersöka och planera digitaliserings- och EDI-projekt noggrant. Genom att vidta dessa åtgärder och investera i digitalisering och EDI kan du uppnå stora fördelar och positionera ditt företag för framgång i den digitala tidsåldern.

Vi hoppas att detta blogginlägg har gett dig några användbara råd och verktyg för att komma igång med digitalisering och EDI i ditt företag.

Vill du att vi ska hjälpa dig komma igång med ditt nästa digitaliseringsprojekt?

Whitepapers

Vitbok: Köpguide till EDI

EDI erbjuder den teknik som större företag behöver för att optimera affärsprocesserna och stödja den framtida tillväxten. Funderar du på…
Läs mer

Ligg före konkurrenterna

Få expertinsikter om supply chain direkt till din inkorg.